まずは、企業が直面しているオフィスに関する意識や課題について、データを用いてご紹介します。

見直すタイミング。オフィスワークの意義とは

まずは新型コロナウイルスの感染拡大によって、テレワーク実施の有用性が浮き彫りになった2020年のデータをご紹介します。

バーチャルオフィスを運営する株式会社ゼニスが2020年9月に発表した調査結果によると、「働き方が変わる中でオフィスは必要だと思いますか？」との質問に対して4割の回答者が「不要（40.0％）」と回答しました。

画像出典：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000007.000046302.html

またオフィスの必要性が薄くなったタイミングについて、コロナ禍が定着しテレワークの課題が浮き彫りになった2021年以降の調査として、株式会社ネオマーケティングが2022年6月に発表した結果をご紹介します。

同調査によると回答者（n＝1,000）の74％が、コロナ禍となる2019年12月以降で「リアルなコミュニケーションの重要性」について実感した（実感した＋やや実感した）と回答しており、また「リアルな会議の重要性」に関しても計61.1％が実感しています。さらに、「オフィスビルの重要性」に関しても計46.7％が実感しており、改めて「リアルな場」の重要性を認識している人の多さが浮き彫りになりました。

画像出典：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000281.000003149.html

企業の判断。「何のため」にオフィスを存続するか

上記でご紹介した調査実態では、オフィスの意義についても調査しています。前者のゼニスによる調査ではオフィスがあることのメリット・デメリットについても調査しており、コミュニケーションの場にオフィスの意義を感じている人が多いことがわかります。

画像出典：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000007.000046302.html

また後者のネオマーケティングによる調査では、オフィスビルで働く上でのメリットを調査しており、ここでも「気軽にコミュニケーションが取れる」ことがトップに来ています。

画像出典：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000281.000003149.html

では「オフィス回帰」が正解ではなく、今後はテレワークとオフィス活用の両輪、つまりはハイブリッドワークが求められることになるでしょう。その場合、対面前提で構築されたオフィスの見直しは必至であり、それに伴う新しい働き方やIT導入の目的として、「コスト削減」が大きなテーマとなってきます。

関連記事：ハイブリッドワークとは? 新しい働き方を実現するための注意点・ポイントを解説

ここで、オフィス維持にかかるコストについて見ていきましょう。

オフィスコスト（賃料/用品/消耗品）

オフィスコストとは、オフィスを使う上で必要となるランニングコストのことです。賃料のほか、プリンターなどリース代や事務用品などの購入代金などがあげられます。

ITコスト

昨今の企業活動はIT抜きでは成り立ちません。従業員に貸与するパソコンやスマートフォンなどの購入代金・リース代のほか、利用するソフトウェアなどの費用などは全て「ITコスト」となります。

オペレーションコスト

オペレーションコストとは、企業活動を実際に運営するにあたってかかる費用のことです。具体的には、オペレーターとなる人件費のほか、インターネットや電話などを利用するにあたって必要な通信費などが考えられます。

エネルギーコスト

エネルギーコストとは、水道光熱費や車両等のガソリン代などがあげられます。これらも物理的な企業活動においてなくてはならないランニングコストとなります。

次に、オフィスコスト削減の具体的な方法についてご紹介します。

賃料の交渉

まずは賃料の削減に向けての交渉です。一般的には、売上に対する利益の1〜2割程度が賃料の平均値だと言われており、オフィスを借りるにあたって最も大きなウエイトを占める賃料だからこそ、管理会社やオーナーに相談して価格交渉を進めてみることが大切です。不動産物件の閑散期である4月から5月にかけて交渉を行うと、うまくいく可能性が少しだけ高まります。

オフィス移転・縮小の検討

今後想定するテレワークやハイブリッドワークの実施状況に応じて、オフィスの移転や縮小を検討するのも一つの手で、特にコロナ禍以降は、オフィス規模の縮小を目的に移転を実施するケースが増えています。

全従業員が通勤することを前提に設計されたオフィスに対して、近年ではハイブリッドワークの実施などによって、全従業員が入るハコは必要なくなるケースが増加しています。常に全従業員の一部が出社する程度であれば、従来の通勤前提で必要とされた規模の空間は不要だからこそ、思い切って小規模なオフィスや郊外のオフィスに移転するケースも少なくありません。

OA機器やPCのレンタル活用

従来はOA機器やパソコンを自社で購入していた場合、レンタルへと切り替えるのも選択肢の一つです。レンタルにすれば初期費用を大幅に抑えることができるため、特に直近のキャッシュが必要なスタートアップなどには有効な施策と言えます。

ペーパーレス化

多くのオフィスでは紙の文書を活用していると思いますが、それらをペーパーレスにする工夫は、大きなコスト削減につながる可能性があります。紙の購入費用や印刷代はもちろん、搬送や廃棄に関わる人件費など、様々な経費が削減される可能性があります。特に大きな企業になればなるほど、機密文書の廃棄処理には相応のコストがかかっているでしょうから、それらをデジタル管理へと移行するだけでも、大幅なコストダウンにつながるでしょう。

ペーパーレス化については、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事：ペーパーレス化の実態とは？ 働き方改革・DXの第一歩。メリットや最新動向を紹介！

アウトソーシングの検討

様々な業務をインハウスでまかなうのではなく、アウトソーシングすることもコスト削減につながる可能性があります。企業規模や委託範囲にもよりますが、たとえばIT開発やDXを推進する人材を確保する場合、社内で育成を兼ねて登用するよりも専門事業者にアウトソースした方が、中長期的なコスト削減につながることが期待されます。もちろん、そのトレードオフとして社内でたまるノウハウが減ることも事実なので、バランスを加味した検討が必要だと言えます。

ITアウトソーシングについては、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事：DX推進の鍵となるITアウトソーシングとは？活用におけるメリットと注意点

クラウドサービスの導入・移行

現在、多くのクラウドサービスが誕生しているので、業務遂行にあたって何か課題がある場合は、問題解決につながるクラウドサービスがないかを検討しても良いでしょう。

また、現在インストール型のソフトウェア等を使っている場合は、これを機にクラウドサービスへと移行するのも手です。ハイブリッドワークやフルリモートの勤務体制になった場合、物理的なインストーラーが必要なソフトウェアは管理が煩雑であり、またトラブル発生時の対応にも工数がかかってしまいます。クラウドサービスは遠隔か対面かにかかわらず対応が可能なので、一部でもリモートワーク導入を進める場合は移行を検討した方が良いでしょう。

固定電話からIP、クラウドへの移行

オフィスで固定電話を使っている場合、それらをIP電話やクラウドへと移行する施策も、コスト削減につながります。

オフィスでは「PBX（Private Branch eXchange）」と呼ばれる機内交換機を活用することが多いと思いますが、固定電話のPBXを使う場合は場所が制限されるので、電話対応のために誰かが出社することが前提になってきます。働く場所の多様化によって担当者がオフィスを不在にすることも多くなるでしょう。電話の取次等が極めて煩雑になってしまい、結果としてオペレーションコストが増大します。

よって、物理的な就業場所に制限されないクラウドPBXへの移行が、現在最も注目されている施策の一つとなります。こちらについては、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

関連記事：PBXとは？電話交換機の 仕組みと機能、使い方を理解して生産性向上を目指す

導入ツール・サービスの見直しも

最後に、オフィスワークに向けて導入しているツールやサービスの見直しも、コスト削減につながるポイントとなります。

たとえば、社内の情報共有やコミュニケーション、タスクやスケジュールの管理を考えた場合、それぞれバラバラなツールを使うのではなく、共通のグループウェアを使用することでコストメリットが大きくなります。また、各タスクやスケジュール、コミュニケーションなどの内容が可視化されるので、ヒューマンエラーやコミュニケーションコストも削減されることにつながります。

グループウェアの詳細については、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事：グループウェア導入のポイントとは？ 煩雑化するツールと情報共有の課題を解決！

働く環境の変化に応じて、オフィスの見直しは必要です。従業員の生産性向上やコスト削減に向け、オフィスのあり方も検討すべきであり、それに紐づいてデジタル活用が欠かせないことになります。

コネクシオでは企業の働き方最適化や業務効率化を支援する各種ツール・サービスをご用意しているので、ぜひお気軽にご相談ください。