業務管理とは、社内の業務を円滑にするため、業務状況を適切にコントロールする手法です。どの部署の誰がどのような業務をしているのか可視化できるため、進捗を管理しやすくなります。

また、業務が滞りやすいポイントを見つけたり、自社にとって足りない要素を発掘したりすることで、新たな施策のきっかけにもなるでしょう。

限られた時間のなかで、どのようにすれば高いパフォーマンスを発揮できるか探る手段でもあり、経営の効率化を狙うのであれば必須の要素と言えます。

ここでは、そもそもなぜ業務管理が必要なのか見ていきましょう。目的や意義を明確にできていれば、ブレのない業務管理ができるようになります。

部署ごとに異なる業務の一元管理ができる

組織が大きくなるほど部署ごとに業務が細分化されるため、企業全体で一つのチームであるという認識をもちづらくなります。そのため、部署間でのミスコミュニケーションが生じたりお互いの業務内容を理解できなくなったり、大きな齟齬が生まれるケースも少なくありません。

業務管理はこのような状態から脱却し、部署ごとの業務を一元化・可視化することにつながります。結果的に企業で行う業務の全体像が見やすくなるでしょう。

業務効率化を図れる

各部署が行う様々な業務のなかで、優先的に取り組むべきものを可視化できるため、業務効率化が図れます。

そうすることで属人化を防げるほか業務をある程度マニュアル化できるため、クオリティの平準化も可能です。

結果として業務効率が向上し、高いパフォーマンスを発揮しやすくなることが期待できます。無駄な業務や二度手間をなくすためにも、ぜひ着手していきましょう。

生産性向上を図れる

業務管理により効率化を図れるようになると、自然と生産性も向上します。限られた時間でも多くの業務に取り組めるようになり、少ない人員で今の仕事を回せるようになるでしょう。

手が空いた従業員がいれば、新商品の考案・マーケティング施策・経営戦略立案・バックオフィスサポートなどに回せるため、企業としての底力が上がります。

「人手が足りなくて困っている」という企業ほど、業務管理に取り組むべきと言えるでしょう。

次に、業務管理の内容をチェックしてみましょう。具体的にどのような分野で何を管理すべきか分かれば、イメージが膨らみます。

従業員の管理

従業員のリソースを適切に管理し、抱えている問題がないかチェックします。とくに、下記のような項目は十分把握しておきましょう。

• 勤怠
• 給料
• 異動歴・昇進歴
• 健康問題
• 人間関係
• ハラスメント
• ほかの従業員とのコミュニケーション

タスク管理

今抱えているタスクをリストアップし、業務を客観的に分析することが大切です。たとえば進行に遅れが出ているプロジェクトがないか、納期遅延が発生しそうな要素はないか、一つひとつ確認していきましょう。

また、日次・週次・月次・年次別にタスクを管理し、ルーティン業務の効率化を図ることも効果的です。

時間管理

業務時間を管理し、無駄な残業・休日出勤を予防しましょう。従業員のワークライフバランスを守るための施策であると共に、残業代など人的コストを削減する狙いも含まれています。そのためには、前述したタスク管理に時間を落とし込み、「いつまでに何をやるか」を可視化することが大切です。

万が一遅れが出そうになったときの対処法も考えながら組み立てると、トラブル発生時の報告・連絡・相談体制も築けます。

顧客管理

顧客情報を管理し、対外コミュニケーションやマーケティングに役立てる方法があります。 CRM（＝顧客関係管理・Customer Relationship Management）システムの導入により、直近の接触履歴・先方担当者との会話履歴・過去の提案資料などを一元管理し、新たなコンタクト時に活用します。

BtoC企業であれば、顧客の性別・年齢・居住地・職業・購買単価・直近の商品サービス利用履歴・問い合わせ状況などを管理すれば、カスタマーサポートに役立てられるでしょう。様々な方法を組み合わせることで、より顧客の心に響く取り組みが可能となります。

案件管理

プロジェクト単位で案件管理をおこない、自社にナレッジを蓄積することも大切です。ガントチャートなどを活用して状況を可視化したり、プロジェクト終了後にリーダー主導でフィードバックをおこなったり、常に業務を振り返る癖をつけましょう。

また、クライアントへのヒアリングを重ね、本音の感想を探ることも重要です。次の案件に生かせれば、企業の競争優位性も高められます。

経営管理

経営管理のためには、経営層が決算書を読めるようトレーニングするなど、知識の習得に励む必要があるでしょう。会計事務所・税理士事務所などの士業事務所と連携し、ノウハウを授けてもらうこともおすすめです。 資金調達などへダイレクトに影響するため、必須の項目として心得ましょう。

次に、業務管理の進め方を紹介します。具体的にどのようなステップを踏んで進めるべきか把握し、ツールの使用も視野に入れてみましょう。

業務管理の効果を数値化する

業務管理に関する効果を数値化するのが一つめのポイントです。「やりっ放し」になるのを防ぎ、施策を定量的に評価できるようになります。 もし思ったような効果が得られなければ、次の業務管理施策を修正する必要があります。

反対に期待以上の効果が現れていれば、継続的な取り組みとして定着できるような施策に進むのがおすすめです。

PDCAサイクルによってこまめに状況を把握する

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を常に繰り返す業務改善手法です。

あらかじめ理想を計画に落とし込んだり予想を立てたりすることで、前述した効果測定結果とのズレも認識しやすくなるでしょう。そのうえで改善ポイントを探っていけば、状況把握でつまずくことなく次のステップに進めます。

業務管理に限らず、PDCAサイクルによる状況把握と改善は、ビジネスシーンには必須の手法として確立しているため、あらゆる場面での活用がおすすめです。

ツールを活用する

業務管理ツールを使用し、業務の可視化・計画・評価・改善をワンストップで実行するのも効果的です。

上記で解説したようなステップをゼロから実行することは難しく、着手したとしてもいつの間にか意識の隅に追いやられてしまう場合もあるでしょう。ツールを使って状況を落とし込みつつ、リマインダーとしても活用していけば、効率的に業務管理を進められます。

Salesforceは、株式会社セールスフォース・ドットコムが提供する管理用ソリューションです。 マーケティング・営業・コマース・カスタマーサポートなど多くの業務とマッチする作りになっており、業務管理に必要な要素が網羅されています。

とくに、タスク管理・顧客管理・案件管理・経営管理に強く、業務の可視化およびその後の業務管理や改善に役立てることができます。各業務を一ヶ所でまとめて管理・把握したいときにおすすめのツールです。

業務管理をするためには、従業員管理・タスク管理・時間管理・顧客管理・案件管理・経営管理を細分化して分析していくことが欠かせません。常にPDCAサイクルを回しながら、数値で効果を判断していく必要があります。

効率的に状況の把握や改善を進めるためには、業務管理ツールの利用がおすすめです。業務を効率よく可視化しながら一元管理する機能が多数搭載されていますので、まずは自社に合ったツールを選定し、導入を検討するところから始めましょう。

コネクシオはSalesforceのシルバーコンサルティングパートナーであり、企業におけるモバイルを活用した業務効率化のプロフェッショナルです。長年にわたるSalesforce活用実績を有するコネクシオは、『導入・活用・定着・管理』まですべてのフェーズを支援します。まずはお気軽にご相談ください。