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自社に合った業務効率化ツールの選び方は?ポイントを解説

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はじめに

日本は少子高齢化に伴う労働者不足が深刻になってきており、既存業務の抜本的な見直しが急務であると言われています。

企業にとっては手動でやってきた業務のシステム化や自動化を検討する必要があり、また行政機関にとっては住民向けサービスや庁舎内業務をデジタル化することによる省力化が喫緊の課題になっている状況です。

今回は、様々な業務を効率化するためのツールについてお伝えします。新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークが進むなか、業務効率化は緊急度の高い課題となっているからこそ、本記事でそれらに対応するツールの選び方を理解していきましょう。

業務効率化ツール導入のメリット
業務効率化ツール導入のメリット

業務効率化とは、既存業務の「無駄」を排除し、同じ資源環境のもとでより効率的な形で業務を行えるようになることを示します。

業務効率化を進めるためのツールは数多くありますが、導入する際のメリットを確認していきましょう。

時間的コストの削減

たとえばパソコンで紙からデータ入力していた作業を、最初からデータで管理できるようにすれば、圧倒的な時間的コストの削減につながるでしょう。結果的に従業員の労働時間削減や、より専門的な業務にあたる時間の確保などにつながると考えられます。

金銭的コストの削減

当然ながらツールを導入する際のイニシャルコストは必要になります。しかしツール導入による業務効率化で不要な作業を行わずに済むようになるので、人件費を含めた金銭的コストも削減できるでしょう。

業務効率化ツール選定のポイント
業務効率化ツール選定のポイント

前述のようなメリットを享受するために、どのような点に考慮すれば良いのでしょうか。業務効率化ツールを選定するポイントをあげていきます。

①自社が抱える課題の明確化

まずは何よりも、自社が抱えている課題を明確にしましょう。なんとなく従業員のパフォーマンスが低い気がするから業務効率化ツールでも導入してみるか、では成果はあがりません。

どこにどのような課題があるか明らかにし、それが非効率な業務に起因している場合は、業務効率化ツールの導入を検討しましょう。課題の把握には従業員へのヒアリングが重要です。現在の業務で困っている部分や効率化したい部分を聞くことで、実態に合ったツールを選択できます。

②自社に適したツールであるか判断

何かしらのツール導入が決まった場合、次に考えるべきは「自社に適しているか否か」です。どこまで従業員にITリテラシーが必要になるのかは、事前にしっかりとリサーチしておく必要があるでしょう。

たとえばツール内である程度自由にコーディングできるものであれば、ITリテラシーが高い従業員にとっては思い通りに動かせる使い勝手の良いツールになります。

一方でITリテラシーの低い従業員にとっては、そもそもプログラミングの基礎からキャッチアップする必要があり、機能を有効活用できない可能性があります。自社のリソース状況を鑑みて、自社に適したツールであるかを事前に確認しましょう。

③導入後の運用も問題なくできるか確認

システムは導入してからが本番なので、しっかりと運用できるかも大切な視点です。とくに、運用担当者のリソースを確保できるか、担当者がスムーズにツールを使ったオペレーションを実行できるかがポイントとなります。

また、ツールのサポート体制についても、以下のような項目を提供元に事前に確認しておきましょう。

・トラブルや不明点があった際に相談できる窓口が設置されているか

・FAQやマニュアルだけではなく、有人のチャットや電話の対応サービスがあるか

・レスポンスのスピードは早いか、かつ丁寧か

これらを総じて事前チェックするのも大切なTODOです。

主な業務効率化ツールの種類
主な業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールと一言で言っても、様々な種類のツールが存在します。ここではその一部をご紹介します。

コミュニケーションツール

従業員同士のコミュニケーションを円滑にするためのツールを総称して、コミュニケーションツールと呼びます。昨今の新型コロナウイルスの影響で、コミュニケーションツールを導入する企業が爆発的に増加しました。

たとえばビデオ会議システムは、遠隔地であっても気軽に会議やミーティングができ広く普及しています。また、より気軽なテキストでのやりとりを行えるビジネスチャットツールも、コミュニケーションを促進するものです。

コミュニケーションツールを導入することで従業員同士のやりとりが活発になり、プロジェクトや業務を進める際の認識の齟齬がなくなるなどの効果も期待できます。とくに相手の状況が見えにくいテレワーク環境下では必須のツールといえるでしょう。

関連記事:ビジネスチャットのサービス比較表・導入メリットと選び方も解説

営業支援ツール

MA(マーケティングオートメーション)ツールの普及などで、企業は膨大な見込み顧客と接することが可能になっています。ただし見込み顧客が爆発的に増えたために営業側も処理しきれず、顧客管理が煩雑になるなどのトラブルも発生するようになりました。

現在、顧客のデータ管理や営業活動の効率化、最適化は多くの企業で喫緊の課題となっています。

それをサポートをしてくれるのが、営業支援ツール、通称「SFA(Sales Force Automation)」です。SFAを導入することで、営業マンの業務効率化を実現してくれます。

名刺管理ツールや顧客管理サポートツール、営業成績の可視化ツールなど、営業活動の様々な課題に対してピンポイントで解決してくれるツールが数多く登場しています。

関連記事:業務効率化で営業成績を上げる5つのポイント

情報共有ツール

細やかな情報共有は、企業活動を行ううえで重要な概念です。必要な人に必要な情報がしっかりと届くことで、最適な意思決定が可能です。情報共有ツールは、プロジェクト管理ツールファイル共有ストレージサービス、メモ共有サービスまで様々なものがあります。

テレワークが積極的に推進される時代だからこそ、遠隔でもリアルタイムで情報共有できる仕組みが重宝されています。

コスト管理ツール

企業活動には様々なコストが発生し、それぞれの請求書が各部署経由で経理部門に集約されます。対応漏れは企業の信用に関わる部分だからこそ、慎重に業務効率化を進めていく必要があるでしょう。

コスト管理ツールにも様々な種類があり、社用携帯の料金管理ツールや、ライセンスの管理のサポートツール、請求書の一括管理ができるツールなど多岐にわたります。

ツール導入の成功事例
ツール導入の成功事例

最後に、ツール導入の成功事例について見ていきましょう。

あすか製薬株式会社

課題

甲状腺低下症治療薬市場でシェア95%以上を占める「チラーヂン」を提供するあすか製薬株式会社では、業務効率化施策の一環でMR(医薬情報担当者)にiPadと携帯電話、PCを支給していました。

しかし想定した効果を得ることができず、また情報共有もスムーズに行えていませんでした

対策と効果

同社では課題解決のため、ビジネスチャットツール「LINE WORKS」を導入しました。

結果、社内での情報共有が一気に進みました。具体的には、ツール導入前は社内ポータル掲示板にメッセージをアップした場合、1日経過しても既読になるのは半分くらいだったのが、LINE WORKS導入後は約400アカウントのうち、わずか数分で100件ほどの既読がつくこともあったといます。

これらの結果は、シームレスな通知機能を実装したビジネスチャットだからこそ実現したものといえるでしょう。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

株式会社ジェイ・シー・エス

課題

エステサロンや美容クリニックを対象とした信販事務代行や、クレジットカード決済・集金代行といった事業を展開する株式会社ジェイ・シー・エスでは、営業部と業務部との情報共有に課題がありました。

具体的には、日報をExcelでやりとりしており、また顧客管理はノートで提出されていたので、アナログならではの非効率が発生している状況でした。

対策と効果

営業支援ツールのSalesforceを導入し、上記の日報や顧客管理をすべてクラウド上で管理する体制に変更。結果、圧倒的なコミュニケーションコスト削減に成功し、また顧客とのやりとりもよりスムーズになり、従来以上に有効な提案を行えるようになりました。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

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ツール選定から運用支援まで、ワンストップでサポート

今回は業務効率化ツールの導入について、そのメリットと注意点や、具体的な種類、選定のポイントと事例について、それぞれお伝えしました。繰り返しになりますが、業務効率化ツールの導入は、自社の課題を明確にしたうえで的確に選定することが必要不可欠です。

コネクシオでは、適したツールの選定から運用支援までワンストップでサポートしています。業務効率化でお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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