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社内の情報共有を効率化する5つのポイントと最適なツールを解説

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はじめに

テレワークを推進する企業が増加傾向にあり、オンラインで情報共有を行う機会が多くなっています。顔が見えないやり取りは齟齬が生まれやすかったりレスポンスに時間を要したりと、コミュニケーションの活性化を阻害するため、業務上必要な情報共有も不足しやすいのが現状です。

しかし積極的な情報共有は、スムーズに業務を進めるために欠かせません。

本記事では、社内のコミュニケーション活性化で得られるメリットとともに、情報共有を効率化するためのポイントやおすすめのツールを紹介します。

情報共有の効率化は売り上げに直結する

情報共有の効率化は売り上げに直結する

情報共有の効率化は、従業員同士の活発なコミュニケーションを促します。従業員が互いの業務の進捗を把握しやすいため、すでに完了しているタスクをほかの誰かが再度行うなどの無駄な作業の削減や、優先度の高いタスクを見落とすなどのミス減少につながるため、生産性向上につながります。

また、雑談のなかで重要な情報を入手できることもあり、それを業務に生かすことで結果的に売り上げ向上に寄与するなど良い影響が期待できるでしょう。

情報共有を効率化する5つのポイント

情報共有を効率化する5つのポイント


情報共有の効率化は、従業員に「もっと積極的にコミュニケーションをとろう」と声掛けを行うだけで実現できるものではありません。情報共有やコミュニケーションを活発化させるためには、いくつかの工夫が必要です。

ここでは情報共有を促す方法として、5つのポイントを紹介します。

①情報共有を行うメリットの理解促進

まずは従業員に、積極的な情報共有で得られるメリットを理解してもらうことが重要です。必要性が分からない状態で行動のみを促されても、意欲的な実践にはつながりにくいでしょう。

情報共有を行うことで期待できるメリットは、たとえば以下の点があげられます。

  • 個人のノウハウを共有できる
  • 教育にかける時間を短縮できる
  • 欲しい情報を得やすくなる

情報共有は、知識やノウハウの共有とも言えます。似たような業務に取り掛かる場合、効率的な方法を知っている人と従来の方法しか知らない人では、工数に大きな差が出るものです。個人のノウハウを共有すると全体の作業スピードが上がるため、結果的に業務や教育にかける時間を短縮できるでしょう。

また、欲しい情報について情報共有を希望すると、最小限の時間で望む情報のみをピンポイントで得やすくなる場合もあります。

②情報共有ルールの設定

指標がない状態で行動を促されても的確に動くのは難しいでしょう。情報共有も同様にただ行動を求めるのではなく、明確なルールを設けることが重要です。

ただしルール設定を意識するあまり、複雑なものを作ってしまうと、従業員に浸透しにくくなります。初期段階では、すべてのコミュニケーションにルールを設定するよりも、日報や議事録のテンプレートを作るなど従業員が取り組みやすい部分に限定するのも効果的な方法です。

③情報共有しやすい環境の整備

情報共有しやすい環境を左右する要素は「人間関係など、その場の雰囲気」と「情報共有するためのフォーマット」の大きく2つです。これらの視点で環境整備する必要があります。

役職や職種に関係なく、誰でも気軽に情報共有できる雰囲気はコミュニケーション活発化に欠かせません。たとえば周囲とは異なる意見や情報を提示しても、理不尽に批判される心配のない心理的安全性が確保されていることが重要です。

また、新入社員のようにルールが浸透していない従業員が「どのような情報を発信すれば良いかわからない」と迷うわないよう、情報共有のフォーマットやマニュアルの作成もおすすめです。

④情報共有を推進する従業員の評価

たとえば情報共有を行った回数を評価軸に入れるなど、わかりやすいメリットを提示することで従業員が情報発信する動機づくりができます。

ポイントは共有された情報の内容ではなく、行動そのものを評価することです。積極的なコミュニケーションを肯定すると、共有すべきか迷いやすい些細な情報やネガティブな話も提供されるようになるでしょう。

⑤情報共有ツールの導入

最後にご紹介するのが、コミュニケーションや情報共有のためのツール導入です。コミュニケーションツールの導入は、情報共有を効率化するうえで大きな効果をもたらします。

ただし導入の際には、「社内で使用するツールの統一」と「リテラシーの低い従業員でも使用できるツール」を選択しましょう。ツールを統一すると、部署をまたいでもスムーズな情報共有が行えるため、さらに効率的な情報共有が実現できます。また、従業員のリテラシーの高低に関わらず簡単に使えるツールを導入すると、教育コストを削減できます。

情報共有ツールはそれぞれ利用できる機能が異なるため、自社に最適なものを選んでください。

情報共有の効率化に最適なツール

情報共有の効率化に最適なツール

前述のとおり、情報共有の効率化はルールの明確化や環境整備など、さまざまな対策が必要です。また、ツールの導入は、数ある対策の中でも最も効果的かつ実践的と言えます。

しかし情報共有ツールの種類は多岐にわたるため、どのサービスを利用するべきか迷う方も多いのではないでしょうか。そこでここでは、情報共有の効率化に最適なツールを2つ紹介します。

LINE WORKS

LINE WORKSとは、仕事でも安心して利用できる「ビジネス版LINE」です。

シンプルで便利な機能が多数

LINE WORKSは、無料のフリープランからプレミアムプランまで企業の要望に合わせて様々な使い方を選択可能です。直感的な操作で、写真や動画はもちろん、WordやExcel等のドキュメントファイルも簡単に共有でき、ビジネスシーンでも問題なく利用できます。

また、LINE同様スタンプ機能もあるので、テキストコミュニケーションにありがちな冷たい印象を与えない点もメリットといえるでしょう。

LINEを利用するお客様とやり取りができる

ビジネスチャットとしては唯一、LINEユーザーとのコミュニケーションが可能です。たとえばお客様のLINEアカウントとLINE WORKS上でやり取りができるため、メールほど気負わず、プライベートのLINEアカウントほど気軽でなく、適度な距離を保ちながらコミュニケーションが取れます。

自社の状況にあったプランが選べる

LINE WORKSは使用したい機能に合わせて、プランを選ぶことができます。

  • フリー:無料
  • ライト:300円
  • ベーシック:500円
  • プレミアム:1,000円
  • ※2021年7月時点(料金は1ユーザーあたりの金額)

プランが上がるにつれてやり取りできるデータ容量が増えたり、トークの保管ができる監査機能が強力になったりと機能が充実するので、自社の求めるレベルに応じて選びましょう。

安心のセキュリティ管理レベル

組織情報へのアクセス制限、トーク履歴やアクセスログの閲覧、パスコード強制や遠隔データ削除など、充実した管理とセキュリティ機能が実装されています。

社内の重要な情報や個人情報を扱うことも多いビジネスシーンでの利用に合わせて、LINE WORKSではシステムのセキュリティはもちろん、内部の業務手続きや厳格な権限の統制により、顧客のデータを安全に管理しています。

なお、2021年3月に報道のあった個人情報の取り扱いについて、LINEとLINE WORKSはデータ基盤から完全に分離されているため、LINE株式会社からLINE WORKSのデータに直接アクセスすることはできません。今回の報道に関してLINE WORKSが影響を受ける部分はないとのプレスリリースが発表されています。

Salesforce

Salesforceとは、企業とお客様を新しい方法でつなげるための顧客管理(CRM)プラットフォームです。セールスフォース・ドットコムが提供する営業支援システム(SFA)であり、カスタマイズによって自社に最適な形で運用できるメリットがあります。

営業活動の可視化

営業担当者一人ひとりの営業進捗を見える化し、ダッシュボード上で一元管理できます。可視化するダッシュボード機能のほかにも、入力したデータを自動集計するレポート機能がついていたり、クラウドで進捗をリアルタイムに把握できるため常に最新情報をもとに営業方針の変更にも臨機応変に対応可能です。

顧客情報の集約

Salesforceの根幹となる機能が顧客管理です。顧客との打ち合せ内容や、クレームを含めたフィードバックなどが、すべて集約・蓄積されます。

もちろん関係者であれば誰でも確認できるため、営業担当者が変更になった場合や、長期案件でもともとの成約に至った経緯が知りたい場合など、様々な場面で顧客情報が属人化することなくスムーズな状況把握が可能です。

売上予測の可視化

担当者別、チーム別、期間別など様々な切り口で売上予測を確認できます。目標に対しどの程度の売上を立てられているかも確認できるため、進捗の把握にも役立つでしょう。

また、受注確度ごとに予測を見られるため、「確度が高い案件を〇件受注すれば目標達成」などの項目が可視化され、具体的なアクションプランも立てやすくなります。

ライセンス形態のカスタマイズ

利用人数に応じてアカウント数やライセンス形態を選択できるため、必要な分だけ必要な機能を使用できます。たとえば営業部門は多くの機能を利用できるライセンスを、そのほかの部門には低額なライセンスを割り当てるといった対応も可能です。

自社の実情に合わせて無理なく導入でき、コストを最小限に抑えられるのもメリットの一つと言えます。

ワークフローのデジタル化

社内手続きや業務プロセスのデジタル化も構築可能です。たとえば営業活動においては、案件のフェーズが進んだらタスクが自動で割り当てられるように設定できたり、発注書の作成ができたりと幅広い業務の効率化に寄与します。

また、経費申請や出張申請など多岐にわたる社内手続きの承認がワンクリックで処理できるようになるなど、承認プロセスの簡素化も可能です。

【事例】ツール導入で社内の情報共有を効率化した企業

【事例】ツール導入で社内の情報共有を効率化した企業

情報共有ツールを導入すると、従業員同士のコミュニケーション活発化だけではなく、さまざまな課題の解決にもつながります。

ここでは実際にツール導入によって社内の情報共有を効率化し、課題解決に至った企業の事例を紹介します。

株式会社ヤナセ

課題

高級輸入車の販売事業を行う株式会社ヤナセでは、これまでお客さまとの連絡手段として電話やメール、ショートメッセージサービスを使用してきました。しかし販売やアフターサービスを担当するスタッフからは、「お客様ともっと便利に連絡を取るため、LINEを利用したい」との声が多数寄せられました。

対策と結果

従業員のリクエストである「LINE」とも連携できるだけでなく、導入・運用コストが手頃で、高水準のセキュリティ対策を行っているLINE WORKSを導入。

従業員が使い慣れてたLINEの操作性を備えているため、簡易的かつ即座にお客様とコミュニケーションを取ることができ、信頼関係の構築にもつながりました。

お客様からのレスポンスも早くなり、リードタイム短縮に効果を実感。また、スタッフ同士の日頃のコミュニケーションも増え、活発な情報交換に活用されています。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

株式会社ジェイ・シー・エス

課題

エステサロンや美容クリニックを対象に信販事務代行やクレジットカード決済、集金代行など、幅広いサポートを提供する株式会社ジェイ・シー・エス。営業活動を担う営業部と、営業部をサポートする業務部は、日報をExcelで作成したり顧客情報を各担当者のノートに管理していたりと、情報がアナログかつ属人化していました。

そのため営業活動の進捗が可視化できず、部門間の情報共有がスムーズに行われていませんでした。

対策と結果

Salesforceを導入し、顧客情報の集約、営業活動の進捗をダッシュボードで可視化、社内SNS「Chatter」の活用など、細やかな情報共有を徹底しました。

結果的に、課題だった情報共有の促進に成功し20%の業務効率化を達成。さらに、導入から年月が経ち蓄積された顧客データをもとに新しいビジネスを検討するなど、Salesforceが経営戦略に大きく活用されています。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

ポイントを押さえて情報共有の効率化を進めましょう

社内の情報共有を効率化するためのポイントには、ルールの作成や情報共有しやすい環境整備などがあります。なかでもツール導入は効率化を大きく進める手段です。

今回ご紹介した、「LINE WORKS」や「Salesforce」などを活用し、自社の予算や目的に合わせて効率化を進めましょう。

コネクシオは企業におけるモバイルを活用した業務効率化のプロフェッショナルです。モバイルをはじめ各種ツールの『導入・活用・定着・管理』まですべてのフェーズを支援します。まずはお気軽にご相談ください。

関連記事:モバイルワークとは? テレワークとの違いや導入のメリット、ポイントを解説

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