シャドーITとは、社員が会社に承認されていない私物のIT機器（デバイス）を業務に利用することです。
私物のパソコン、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットなどを活用して自宅や外出先で仕事をすることは、一見便利であり、業務効率が高まるという点から歓迎されることだと思われがちです。
しかし、このシャドーITが問題視されているのは、通信中における誤送信などの情報漏洩のリスクが高まるからです。また、ノートパソコンやスマートフォンの紛失・盗難による情報漏えいリスクもあります。

シャドーITは、社員の間で行われていることは知ってはいるものの、放置している企業もあるといわれています。なぜ放置するのでしょうか。それは、放置した場合のリスクを知らない、もしくは重大なことだと捉えていないことが考えられます。

シャドーITを放置すると、先ほども述べた通り、メールやチャットツールによる誤送信、スマートデバイスの紛失・盗難、クラウドサービスからの情報漏えいのリスクが考えられます。

例えば、社員が外部のオンラインサービスに顧客情報リストをアップロードし、私物のノートパソコン上にダウンロードして仕事をしたとします。外部のオンラインストレージのセキュリティの高さには保証がありませんし、私物のノートパソコンであるため、そのオンラインストレージのリンクを誤って個人で楽しんでいるSNSへ貼り付けてしまった、といったことも起こりかねません。

こうした情報漏えいが発覚した時点で、顧客や取引先の機密データの漏えいによる責任問題に発展し、顧客や取引先からの信用を失うだけでなく、損害賠償をしなければならないケースもあり、企業にとっては大損失です。

また、悪意ある第三者の手に渡り悪用されれば、事業は大きく損害を受け、サービスや事業停止などになりかねません。

万が一の事態にならないように、シャドーITは即座に禁止にしたいところです。しかし、シャドーITは社員にとって必要性があり行われていることも多いものです。

例えば、残業削減施策で早く帰らなければならないものの、まだ仕事が終わっていないことから家にデータを持ち帰って仕事をしたい。また、会社の端末はセキュリティが高く、外に持ち出せないといったケースです。
こうした社員たちの動機を考慮した上で、シャドーITの対策をはじめなければなりません。

まずは何から取り組むべきか。それには、社員が社外でどのような業務を行いたいかという点から考えることがポイントです。シャドーITの多くはチャットツールなどのコミュニケーションツールやデータ管理から発生しています。

社員同士で勤務時間外でも連絡を取り合いたいというとき、チャットツールで話したり、データを送信したりするケースがあります。
また、外部のオンラインストレージやファイル共有サービスに一度データをアップロードして大きめのファイルを送受信することもあります。

このようなニーズに合うのが、セキュリティが万全の「社内ビジネスチャット」です。

社員が会社の外で行いたいことほとんどが、社内ビジネスチャット上で行えます。
中には、データの送受信が安心・安全なセキュリティの中で行うことができるオンラインストレージのドライブが用意されているものもあります。

導入も簡単で、会社が社外持ち出し用のデバイスを用意したり、大掛かりなセキュリティ環境を整えたりするよりも、クラウド利用によってコスト・時間・手間を削減できることもあるでしょう。

社内ビジネスチャットを導入すると、シャドーITに対するセキュリティ対策になるだけでなく、業務効率が上がるというメリットもあります。

例えば、メールやカレンダーなどが付いているものであれば、ビジネスがスピーディーに進みます。リアルタイムな社内コミュニケーションが簡単に取ることができれば、緊急の顧客対応やトラブル対応などにも役立ちます。

また、無料通話で音声通話はもちろんビデオ通話がついているものであれば、遠隔でもリアルなコミュニケーションで打ち合わせが可能です。

シャドーITは、会社にとって決して放置してはいけない大きなリスクが想定されます。社員のニーズを考慮した上で、まずは第一ステップを踏み出すのに、社内ビジネスチャットは好適といえます。