従業員にスマートフォンを配布する際、購入から実際に使えるようにするまでに何をすれば良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。 スムーズに運用開始するためには、企業側で端末1台ずつの設定作業など事前準備を行うほか、運用開始後もトラブルが起きないよう管理するコストが必要です。

しかし中小企業を中心に設定や管理ができる従業員が少ない場合、これらの作業に膨大な時間がかかってしまいます。その際にぜひ活用したいのがスマートフォンのキッティングサービスです。 本記事ではコスト削減に欠かせないキッティングサービスについて、導入事例とともに紹介します。

キッティングとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのIT機器に対して行う各種設定やソフトウェアのインストール、社内ネットワークへの接続など、最適な状態で使用するためのセットアップ作業をさす言葉です。

企業の場合、従業員用に貸与したIT機器を業務で使用できる状態にセットアップすることをキッティングと呼びます。

業務用スマートフォンの導入時は代理店や販売店から端末を購入しますが、必ずしもキッティング作業の代行を提案されるとは限りません。端末や料金プランを安く済ませることを重視するあまり、契約後に膨大なキッティング作業が生じることを見落としている担当者も多いため注意が必要です。

ここでは、業務用スマートフォンを導入する際に多くの企業でありがちな3つの失敗について解説します。

設定に膨大な時間がかかる

業務用スマートフォンは端末を購入し従業員に貸与すれば終わりではなく、従業員が業務を円滑に進められるよう数多くの設定を行わなくてはなりません。スマートフォン購入時に代理店や販売店のキッティングサービスへ申し込んでいない場合、自社ですべての作業を行う必要があります。

リプレイスする時期ともなれば、一度に数十台や数百台のスマートフォンが必要になる場合も。自社アプリなどソフトウェアのインストールや設定を担当者が通常業務の合間にこなしていくのは現実的とは言えません。膨大な時間がかかることを想定した対処が必要です。

セキュリティ対策が不十分になる

業務用スマートフォン導入時はセキュリティ対策も重視しなければなりません。ただ、従業員教育を行うだけでは、セキュリティ対策の徹底は難しいでしょう。場合によってはウイルス感染や不正アクセスなど深刻なトラブルが生じる可能性もあります。

また、端末そのものの紛失や盗難にも注意が必要です。仮に端末が戻ってきたとしても、端末内の顧客情報や取引先情報などが抜き取られている可能性は否定できません。あるいは不正利用によって、莫大な通信料が請求される場合もあります。

これらのセキュリティ事故を防ぐためには、キッティングであらかじめ必要以上の操作ができない状態に設定しておくことが重要です。しかし社内でキッティング作業を行った場合、自社に適したセキュリティ対策レベルに達していない、ヒューマンエラーにより対策が行われないなどの懸念点がぬぐえません。

コストパフォーマンスが悪くなる

会社スマホの導入にともない、端末料金や月々の料金を抑えられたとしても、初期設定に膨大な時間がかかり、結果的に大きな人的コストがかかってしまう場合もあります。

また自社にとって本当に必要なツールを入れられていなかったり、反対に不要なツールを入れてしまったりして、コストパフォーマンスの低下につながる恐れもあるでしょう。

安全を確保したうえで業務用スマートフォンのパフォーマンスを最大限に引き出すには、キッティング作業を専門業者へアウトソーシングすることをおすすめします。

ここではコネクシオのキッティングサービス「マネージドモバイルサービス」の特徴や、利用するメリットを紹介します。

「マネージドモバイルサービス」とは？

コネクシオが提供するマネージドモバイルサービスとは、企業のモバイル端末導入に伴い生じるさまざまな業務を支援するサービスです。これまで35万台以上の実績があり、導入計画、キッティング、問い合わせや紛失・故障対応、廃棄など、ワンストップでサポートしています。

さらに「MMSポータル」により運用を自動化し、各企業はビジネスフロー改革も支援。モバイル運用に関する管理者業務の多くがシステム受付可能となり、稼働削減・デジタル化を実現します。

マネージドモバイルサービスについての詳しい資料はこちら

マネージドモバイルサービスの流れ

マネージドモバイルサービスの流れは、以下のとおり4ステップです。ここでは、各ステップで提供するサービスについて解説していきます。

コンサルティング・設計

まずは、端末の導入前に各企業が抱える課題の洗い出しを行います。運用設計や導入後の運用改善、セキュリティー対策上でのポリシー策定、MDMなどの管理および運用体制など、要望と課題をヒアリングしたうえで最適なプランニングを行います。

キッティング・配布

決定事項に基づいて購入した端末のキッティング業務を代行します。数十台から数万台まで、柔軟な対応が可能です。

対応内容は企業によって多少異なりますが、主に以下の通りです。

• 端末の各種設定
• アプリのインストールや利用制限
• 資産管理シールの貼付や付属品管理
• 従業員への利用方法トレーニング

運用

業務用スマートフォンが問題なく利用できるよう運用もサポート。企業ごとに専用ポータルサイトを用意し、モバイルの一元管理と状況の可視化を可能にします。ポータルサイトでは、端末の調達や各種申請、故障・紛失時の対応なども行えるため、いざというときも迷うことなく安心して利用できるサービスです。

入れ替え・廃棄

経年劣化により機種変更の入れ替えやが発生した場合も、速やかな端末交換を行います。また、廃棄となった端末に関してもセキュアな方法で処理が可能です。

利用するメリット

コネクシオのマネージドモバイルサービスは、キッティング業務の代行のみではなく、導入前から導入後までワンストップでサポートを受けられることが特徴です。導入すると業務用スマートフォン導入に関するさまざまな対応を依頼できます。

ここでは、マネージドモバイルサービスの利用によって得られる3つのメリットを解説します。

運用までの工数を大幅に削減できる

最適な端末の提案やキッティングもすべて代行依頼できるため、業務用スマートフォン運用までの工数を大幅に削減できる点が1つ目のメリットです。専門知識の豊富な担当者があらかじめ企業の抱える課題や、モバイル端末導入後の業務イメージをヒアリングしたうえでサポートため、効率的な運用スケジュールを組めます。

自社の従業員が通常業務と並行してキッティング業務を行う必要がないため、大量の端末を導入したり機種変更したりする場合も、工数に追われる心配がありません。

自社に最適なツールを選択できる

課題を解決するために、どのようなツールや設定が必要なのか、専門知識を有する担当者が提案します。

自社で行うと不要なツールを入れてしまったり、本当に必要なツールが入っておらず改めて追加作業が生じたりするリスクがありますが、コンサルタントも担うコネクシオのマネージドモバイルサービスなら、最適なツールのみを厳選して提案可能です。

運用開始後までサポートする

キッティング業務を受け付ける代行業者は複数あげられますが、コンサルティングを踏まえた端末調達や運用開始後の故障・紛失対応なども代行可能な点はコネクシオのマネージドモバイルサービス特有の強みです。

複数の企業にキッティングや運用サポートを依頼する必要がないため、セキュリティ面でも安心です。

キッティングのみならず、業務用スマートフォンの運用は配布対象となる従業員が多いほど業務量が膨大となります。コネクシオのマネージドモバイルサービス導入によって現場の負担を軽減することができれば、従業員をそれぞれの業務に集中させるなどのメリットも期待できるでしょう。

最後に、実際にマネージドモバイルサービスを導入した企業の事例を紹介します。

アステラス製薬株式会社

課題

2年に1度従業員の携帯電話を変えているアステラス製薬株式会社では、フィーチャーフォンからスマートフォンに切り替えるタイミングで、従業員100名をピックアップしトライアル導入を実施。

結果、盗難対策に設定した端末へのログインパスワードがわからなくなり、端末が初期化されてしまう事態が続出しました。

対策と結果

同社はコネクシオにキッティングサービスを依頼。パスワードを数回間違えると端末が初期化されてしまうことへの対策として自動設定ツールを作成しました。

また毎月の利用状況もログとして提出し、不自然なデータ通信量となっている従業員や許可していないアプリをインストールしている従業員に対して速やかに対処できるようになりました。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

業務用スマートフォンの導入は、業務で活用できるように各種設定や事前準備を行う必要があり、運用開始後は保守・管理も発生します。また、端末の選び方やセキュリティ対策など自社の業務および課題を理解したうえで求められる作業もあるでしょう。

コネクシオは、業界の先駆けとして2008年からマネージドモバイルサービスを提供しており、年間のキッティング実績は24万台以上、ヘルプデスク運用は35万台以上にのぼります。

通信キャリア一次代理店の特性と、自社でキッティングセンターとヘルプデスクを持つ強みを活かし、デバイスの調達・設定から運用・廃棄まで対応。圧倒的な実績がもたらすノウハウで、お客様のご要望にお応えいたします。

業務用スマートフォンの導入を検討している方は、ぜひコネクシオのマネージドモバイルサービスを検討してみてください。

マネージドモバイルサービスについての詳しい資料はこちら