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LINE WORKS導入で業務改善 パート1:総務 加藤さんの一日Before⇔After

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LINE WORKS導入で業務改善 パート1:総務 加藤さんの一日Before⇔After

はじめに


都内で雑貨店を運営するK社は、近年になって店舗数を増やすなど、事業は順調です。一方、従業員が増えることによるコミュニケーション煩雑化に課題を感じていました。それを解決したのがビジネスチャットツール「LINE WORKS」です。今回はそんなK社の総務部で働く加藤さんにお話を伺いました。


事業拡大に伴って出てきた課題


K社ではこれまで、コミュニケーションのほとんどを電話・FAXで行っていました。また、売上報告(日報)についてはメールを用いており、その作成で多少の残業も発生していたようです。加えて、事業拡大に伴い新入社員やアルバイト、本社派遣スタッフが増えている反面、電車遅延・当日休暇といった勤怠管理が煩雑になっていました。新人育成においてもなかなか全員と会話する時間も作れていない状況が続いていたと言います。

「こうした課題の根底にあるのは、社内コミュニケーション不足だ」と感じた加藤さんは、上司へLINE WORKS導入を進言。承認まで多少時間はかかったものの、有効性が認められ、まずは数店舗からの導入がスタートしたそうです。



LINE WORKS導入で社内コミュニケーションが活性化



——LINE WORKSを導入した経緯や、選んだきっかけについて教えてください。


加藤:現状抱えている課題の解決には、チャットツールの導入が最適だと以前から考えていました。しかし、Slackやチャットワークなど、一口にチャットと言っても何を選べばわからなくて……そんなときに、LINEのビジネス版が出ていると耳にしました。LINEなら社員はもちろん、アルバイトもほぼ全員が使っているし、導入ハードルが低いだろうと考えました。



——LINE WORKSはどんなときに役立ちますか?


加藤:弊社の場合ですと、やはりアルバイトの勤怠管理ですね。これまでは当日欠勤や遅刻の連絡が事後報告で上がってくることも少なくありませんでした。そこで、店舗専用のグループチャットをつくり、電車遅延などが発生している際はそこへ投稿してもらうようにしました。アルバイトからの連絡を店長と総務が同時に確認できますし、ログも残ります。かつ、補充人員の相談もその場でできるということで大変重宝しています。



——そのほか、LINE WORKS導入で改善できた点について教えてください。


加藤:挙げればキリがないのですが(笑)。たとえばちょっとした連絡のとき、これまでは電話を使っていました。しかし、店舗は混雑次第で電話対応が難しいこともあります。だからといって、わざわざ「お疲れさまです」からはじまるメールを打つほどの用事ではない……こうした事態がチャットで改善されました。とくかく、ムダな時間がおおいに削られたように思います。



加藤さんの職場では、LINE WORKSの導入によって社内コミュニケーションの手間が減り、結果としてタイムロス削減にもつながったようです。そのぶん、LINE WORKSを使ってちょっとした相談などにも答えられるようになり、店舗連携も効率化できたのだとか。最後に、チャットツール導入で加藤さんの一日がどのように変わったのか、Before⇔Afterでまとめました。


 

 

総務・加藤さんの一日Before⇔After



【導入前】


8:00 出社・メールチェック

8:45 社内清掃・朝礼

9:00 確認や返信ができてないメール対応を済ませる

9;15 店舗勤務の社員から当日欠勤の連絡があるが離席していて連絡がきてから10分後に把握。代わりの人員の手配

10:00 昨日の日報取りまとめと勤務状況チェック

12:00 お昼休憩

13:00 役所への書類提出。途中、不明点があり上司に電話するも離席中で折り返し待ちが発生

15:00 備品発注のために各店舗から届いたFAXの整理。判読が難しい数字があったので店舗に電話確認

16:00 各種書類作成

17:00 新規アルバイトの研修日程策定。シフトスケジュールがなかなか折り合わず、各店舗に電話で相談

18:00 業務終了。残業1時間




【導入後】


8:00 出社・チャットとメールのチェック

8:45 社内清掃・朝礼

9:00 今日一日のToDoについて確認・再考

9:15 店舗勤務の社員から当日欠勤の連絡をチャットで受けるも、すぐに補填人員を確保

9:30 昨日の日報取りまとめと勤務状況チェック

10:30 役所への書類提出。不明点が出たため、上司にチャットで確認しすぐに返答がもらえ解決

12:00 お昼休憩

13:00 備品発注のために各店舗からチャットで届いた内容の整理

14:00 各種書類作成

15:00  新規アルバイトの研修日程策定。事前に店舗と本人が参加するグループチャットへ相談メッセージを送っておいたため、スムーズに進む

15:30 上司に依頼されていた期日の長いタスクを消化。途中で店舗からチャットで相談が来たため、その場で対応し解決

16:30 明日のToDoリストの整理

17:00 業務終了





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