新型コロナウイルス感染症拡大の防止策として、物理的に離れた場所でも気軽に業務連絡が取れるビジネスチャットを利用する企業が急増しました。一方で、ビジネスチャットは「顔が見えない」という側面があるからこそ、守るべきルールも存在します。
本記事では、急速に利用が拡大しているビジネスチャットについて、各種マナーや活用のポイント、メールや電話との使い分けについて解説します。

ビジネスチャット活用におけるマナーは、メッセージなどの送受信に関する対応と、メッセージの書き方の2点が挙げられます。

まずは、メッセージなどの送受信に関する対応についてのマナーです。

素早くメッセージに反応する

チャットコミュニケーションをする場合、なるべく早くメッセージに反応することが大切です。とくに、多くのやり取りが発生するルームはメッセージがすぐに流れて埋もれてしまいます。即座に意思決定するのが難しい場合は「確認します。」「〇時までに返信します。」のように、確認済みであることや返信予定時間など簡易的な返信だけでも行うべきです。

また、すぐにメッセージで反応できない場合は、多くのビジネスチャットに搭載されているスタンプ機能で反応するだけでも問題ありません。相手は確認済みの意図を汲み取れるため、まずはスピーディーな反応を意識しましょう。

画面共有中は通知をオフに

コロナ禍をきっかけに、オンラインビデオツールを用いた会議も増えてきました。その際に気をつけたいのが、各種通知の設定です。

たとえば社外の方が参加する会議で、資料の説明をするため画面共有している際にチャットのメッセージ通知が飛ぶと、どのような相手と取り引きしているのかがわかってしまうばかりか、その内容まで意図せずに開示されてしまうリスクもあります。場合によっては、セキュリティ事故につながってしまうことも。

会議等で自分のパソコン画面を誰かに見せるときは、必ず通知をオフするようにしましょう。

送る時間を考える

ビジネスチャットは、いつでも簡単にメッセージを送信できる仕様です。だからこそ相手にとって負担にならないよう送る時間をわきまえる必要があります。業務時間外でも、メッセージを受信するとスマートフォンに通知が飛ぶように設定している方は少なくありません。TPOをわきまえて送信時間を意識しましょう。

次は、チャットメッセージの書き方についてのマナーです。

ビジネスに適した正しい言葉を使う

チャットはメールに比べ気軽にメッセージを送受信できるツールではありますが、言葉遣いまでカジュアルになってはいけません。あくまでビジネスでのやり取りであることを忘れず、正しい敬語が使えているか、「てにをは」などの助詞に間違いがないか、誤字脱字がないかなど、基本的なところはしっかりと押さえましょう。

また、過去のメッセージが埋もれやすいチャットの特性上、後からワード検索する場合も多くあります。その際にも見つけやすくなるため、正しい言葉遣いへの意識は重要です。

固い挨拶は省略する

チャットでのやり取りでは、カジュアルな印象になりすぎないよう意識する必要はありますが、メールのような固い挨拶は不要です。たとえば「〇〇株式会社〇〇様」といった宛名や「株式会社△△の□□です。」のような文言は省略して問題ありません。

ビジネスチャットには、基本的に送信相手を指定する「メンション」機能が実装されているため活用をおすすめします。

端的に伝える

ビジネスチャットのやりとりは長い文章に向いているとは言えません。あまりにもメッセージが長かったり質問項目が多かったりすると、相手もすべて把握しないままメッセージが埋もれてしまう可能性があります。用件が多い場合は項目ごとに分けて送るなど、1回のメッセージは端的に伝えましょう。

気をつけるべきマナーを学んだところで、次はビジネスチャット活用のポイントについてお伝えします。

先述した通り、チャット画面は次から次へとメッセージが流れていきます。後から見返したいメッセージがある場合は、ビジネスチャットのブックマーク機能やメモ機能を活用して保存しておきましょう。

ビジネスチャットでは、登録メンバーを任意に集めて専用のチャットルームを作りそのなかでやり取りをします。闇雲にメンバーを追加するのではなく、必要な人のみをルームに招待しましょう。ルームに出入りできるメンバーが多くなると、そのぶん情報漏洩のリスクも高まってしまいます。

また、ルームに参加していた人が退職したり担当替えを行ったりした場合も、速やかにメンバーの追加や削除の対応が必要です。

顔の見えないやり取りとはいえ、メッセージの向こう側には受け取る相手がいます。メッセージを受信した際は「ありがとうございます！」や「感謝いたします！」といった、ポジティブな感情を表現しましょう。また、チャットのやり取りでは声色や表情がわからないぶん、冷たい印象になりやすいのも特徴です。相手を気遣う言葉や枕詞を加えると、メッセージの雰囲気も柔らかくなります。

基本的に業務時間外は通知をオフにすることをお勧めします。常に通知が来るかもしれない環境下では業務時間外であっても気持ちが落ち着かず、疲れが十分に取れない場合もあるでしょう。

また業務時間外であっても習慣でクイックレスポンスを続けると、「この人はいつでも反応してくれる」と相手が判断し、業務時間内外を問わず連絡が来るようになるケースも。通知は必要に応じてオンとオフを切り替えましょう。

最後にコミュニケーションツールの使い分けとして、ビジネスチャットと電話、メールの活用シーンについて見ていきます。

電話はメールやチャットよりもスピーディーにコミュニケーションが取れ、緊急時やすぐに意思決定が必要な場面で使われます。ただし特定の相手とのみコミュニケーションを行う手段のため、電話を終えたあとに必要なメンバーへの情報共有も忘れずに行う必要があります。

また、相手の時間を強制的に拘束するため、緊急時以外にも電話ばかりで連絡を取ろうとすると相手からの印象が悪くなることも。すぐに電話をする癖がある方は注意が必要です。

メール最大の特徴は、はっきりとしたエビデンスを残しながらやり取りができる点にあります。たとえばチャットは自分の発言を消去して相手から見えなくすることも可能で、電話での発言は記録されないため「言った言わない問題」も発生しやすくなります。契約締結など重要な発言や書類のやり取りを行う場合や、相手から受け取った内容を保存しておきたい場合などはメールを活用しましょう。

電話やメールと比較して、最も手軽なやり取りができるビジネスチャット。複数人でのやり取りでも、その場で会話しているかのようにテンポよく進められるでしょう。電話やメールが1対1のコミュニケーションに向いているのに対して、ビジネスチャットは複数対複数でも問題なくコミュニケーションが取れます。

また、電話より気軽に連絡でき、メールよりスピーディーなやり取りができるなど電話とメールの良い部分を兼ね備えているのもチャットの特徴です。日常的なコミュニケーションツールとしては使用頻度も高く使いやすいといえます。

以上、ビジネスチャットで気をつけるべきマナーや活用ポイント、メールや電話との使い分けについてご紹介しました。手軽なやりとりができるチャットですが、あくまでビジネスということを忘れず、マナーを守って気持ちの良いコミュニケーションを心がけましょう。

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