はじめに


新型コロナウイルス危機以降、企業のテレワーク対応が広く実施されるようになりました。社内外の会議や商談、セミナーなど、従来は対面で行われてきたものがオンラインでの開催に移行する動きもあります。Withコロナの中、New Normal(新しい日常)として働き方は変わり、この動きは後戻りすることはないでしょう。このため、今後の企業活動におけるデジタル化、オンライン化など、ITの活用は必須となることが予想されます。


Withコロナ、アフターコロナにおける営業担当者の課題とは


もちろん、新たなツールの導入や体制の構築は容易ではありません。特に対面で提案することが主であった営業担当者は「テレワーク環境だと思うような提案ができない」「成績が下がってしまう」といった悩みを抱えているのではないでしょうか。これまでと勝手が違い、上司や同僚との情報共有もしにくく、顧客リストや提案書ファイルの管理も不便に感じ、新たな営業スタイルを確立するため奮闘されている方も多いと思います。そこで本記事では、Withコロナ、アフターコロナにおける営業担当者の課題を整理し、それを解決する手法やツールについて考えてみます。

名刺をオンラインで管理することで、顧客データにすぐアクセス



ビジネスマンの名刺管理の現状


営業担当者にとって、顧客や取引先の情報にすぐにアクセスできることは重要です。基本的な顧客情報といえば名刺ですが、これまでは顧客と交換した名刺を紙のままオフィスのデスクに保管、必要に応じて参照・持ち出して利用するスタイルが主流でした。
ある調査によれば、2019年時点でも78.4%のビジネスマンが、名刺を紙のままの状態、もしくは個人的に名刺管理アプリを使っているという属人的な管理が明らかになりました。
一方、「会社で導入している名刺管理ツールで管理している」という回答は15.5%にとどまりました。※注1


テレワーク時代の名刺管理


しかし、テレワークによってサテライトオフィスや自宅で業務を行う際には、「大量の紙の名刺がオフィスに置いたまま」であったり「持ち歩いて紛失や情報漏洩してしまったらどうしよう」と心配したりする方も多いはずです。
そのため、名刺情報や顧客情報は、デジタル化してオンラインで管理できるサービスの利用をお勧めします。
「SmartVisca」という名刺管理ツールでは、特別なスキャナ等を使わなくとも、スマートフォンのカメラで名刺を撮影し簡単にデータ化が可能です。そのため、自宅や外出先でもすぐに名刺のデータ化が可能です。
OCRによる自動読み取りで入力の手間を省きながらデータ化できる上に、オペレーターの目視によって、顧客情報を誤りなく正確に修正できます。
さらに重複や損失を含めたデータの整理をして保存できる、正確な情報による顧客データベースを構築できるサービスもあります。

サービスにログインできる端末があれば、自宅のPCや外出先スマートフォンからも、必要なときにすぐに参照できます。紙の名刺や顧客情報を印刷して持ち歩いたり、データを個人の端末にコピーしたりするような面倒な手間や情報漏洩のリスクもありません。

取引先情報を社内で共有することで、きめ細かな顧客対応ができる



新規開拓の機会減少をリカバリーするには


コロナ危機のなか、顧客への訪問の機会が減っています。多くの展示会が延期や中止となった上、お客様側が対面活動の自粛や在宅勤務を行っているなど、とくに新規顧客の開拓には大きな影響を及ぼしているでしょう。そこで、既存顧客の掘り起こしに着目して売上を確保する活動が重要になります。ある食品卸業者では、注文が激減している状況ながら、既存顧客からの追加受注の芽を育てるべく、営業担当者個人が紙のまま管理していた名刺を、デジタル化して共有できるサービスでの管理に移行しました。その結果、既存顧客の状況を精査しつつ、きめ細かな対応を実現したといいます。

この時代に必須となる顧客情報の共有ツール


これまでの名刺管理は属人的で、社内に顧客情報が散在し、各顧客情報の鮮度や細かさもまちまちとなっており他のメンバーが把握しづらい状況だったのではないでしょうか。また、取引先の情報はあるものの、過去どういった提案をしたかなど、社内のメンバーの活動が関連づけられていないことも多いようです。
名刺管理ツール「SmartVisca」ならば、連絡先を整理するだけでなく、取引先情報と提案履歴を集約し、社内のメンバー間で共有することもできます。たとえば、顧客に提案している内容をリアルタイムに共有可能です。さらに、蓄積し可視化されたデータを分析したうえで、新たな提案をすることも可能です。

 

クラウドストレージとビデオ会議が新たな提案のチャンスを生む


既存顧客のデータの集約を進めながら、次は提案シーンを考えてみます。メンバー間の動きや既存の掘り起こしの目途が立っても、これまで通りに客先訪問して熱意を訴えてというスタイルの提案が出来るとは限りません。コロナショックの影響で多数の企業が直接訪問を控えた結果、提案の場所もオンライン上に移行しており、「Zoom」や「Google Meet」など、インターネットを使ったビデオ会議システムが一気に普及しました。ビデオ会議システムを使って、場所を選ばず、移動の時間やコストもかけず、なおかつ資料準備の手間を省きながら顧客への提案ができるようになりました。

自社のテレワーク対応度は?チェックで診断


しかし、急な在宅勤務の導入によって、テレワークに適切な設定になっていない社用パソコンを持ち出している方、さらには自宅のパソコン、あるいは個人のスマートフォンやタブレットなど、私用の端末を使わざるを得なくなってしまった方もいるのではないでしょうか。このような状況では、提案書や資料などのファイルの扱いに、以下のような不便さや不安が生じます。

☑ファイルの最新バージョンがどれだかわからない
☑個人のパソコンに会社の機密情報を保管したくない
☑オリジナルのデータを紛失・削除してしまったらどうしよう
☑個人のアカウントで作ったクラウドストレージを使用せざるをえない

こうした組織内の各種文書や資料も、名刺と同じくデジタル化して、いつでもどこからでもアクセスできるファイル共有環境を個人でなく社用で導入することで利便性と安全性が大きく高まります。これを手軽に実現できるのが。「BOX」や「Googleドライブ」などに代表されるクラウドストレージサービスです。ファイルが端末ごとに点在することはなく、情報漏洩のリスクも低減できます。担当者個人が別々に保有し、属人化管理となりがちなWord、Excel、PowerPointファイルなどの資料も共有することで、テレワークの環境でもチームとしての活動の基礎ができるでしょう。

クラウドストレージに用意した資料や、参考となるWebページなどを、ビデオ会議システムの画面共有機能で提示しながら、通話だけでなくチャットツールなども使ったコミュニケーションに変わりました。場合によっては資料をその場で編集して即時改定して共有するといった、これまでできなかった共同作業も可能となるでしょう。

デジタル化とクラウドサービスで営業スタイルを改革する


アフターコロナの企業活動では、資料のデジタル化とクラウドサービス利用による共有がポイントとなります。またビデオ会議システムによる、リアルタイムのコラボレーションも促進されるでしょう。これまでの常識が変わってしまった現在だからこそ、これらの新しいツールによって、顧客と営業担当者双方にメリットのある営業活動を検討してみてはいかがでしょうか。

※1出典:名刺管理ツールの利用状況(2019年)キーマンズネット