はじめに


社用携帯を導入しているものの、コストに対して期待通りの成果を得たり、目的通りの運用を実現したりできているでしょうか? 導入しただけでは業務効率や生産性向上につなげるのが難しい社用携帯。特にガラケーを社用携帯として利用している企業は、定期的な見直しをオススメします。

ガラケーは通話とメールを行うには十分なツールであり、社用携帯としての役割を果たせているというケースも少なくありません。しかし一方で、導入しっぱなしで目的通りに運用できているかの見直しができてない、社員から業務効率のためにスマホへの切替えの要望はあるが応対できてないなど、スマホへの切り替えに踏み切れてない企業様も多いのではないでしょうか。そこで今回は、社用携帯の使い方の見直しや、スマホへの切り替えに関わるポイントについて解説します。

社用携帯のスマホ導入状況


社用携帯を導入している企業のうちで、ガラケー(ガラホ/フィーチャーフォン)を導入している企業は減少し、スマホを導入している企業の割合が過半数を占めつつあります。

2016年の時点の調査ですが、MM総研は「法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査(2015年度版)」を発表しました。この結果によると、調査時点でのスマホ比率は全体における31%。残りの69%は、携帯電話(ガラケー)・PHSです。一方、3年後の予測を見てみると、全体におけるスマホ比率は52%。携帯電話(ガラケー)・PHSに比べて、僅差でスマホのほうの割合が高くなる見込みのようです。

たしかに、通話機能が中心となるガラケーと比べて、業務にも活用できる機能が多く搭載およびカスタマイズできるスマホには多くのメリットがあります。次に、社用携帯としてスマホを導入するメリットについて見ていきましょう。

出典元はこちら(http://ur0.link/U0yu)





社用携帯をスマホに切り替えるメリットとデメリット


メリット


社用携帯にするメリット

社用携帯をスマホに切り替えることにより得られるメリットをご紹介します。

  

目的に合ったアプリの活用で業務効率へ


例えば、外出中の従業員が出先でWordファイルの編集を行いたいという場合、狭い電車内でノートパソコンを広げたり、作業のためにカフェに入ったりしなくてはなりません。一方、スマホにはOfficeアプリが出揃っており、場所を選ばずに編集ができます。また、メール等で添付されたPDFファイルなどの閲覧もその場で可能。ほかにも、SFA/CRMなどのデータベースに社外からアクセスできるアプリもあるため、場所を選ばずに高効率な業務が行えます。また、大切な会社の情報や顧客情報をスマホで取り扱う場合は情報漏えいを防ぐためにセキュリティのアプリを入れることでより安心してお使いいただける環境になっております。

  

コミュニケーションの円滑化につながる


スマホにビジネスチャット等のコミュニケーションツールを導入し機能を活用すれば、電話やメールよりも短時間で情報のやり取りができるようになり、社員同士のコミュニケーションの円滑化に繋がります。また、複数人へ同時に情報共有がしやすくなることから、情報伝達不足などの解消も期待できるでしょう。ノウハウの共有が活性化すれば、全社員の知識レベルの向上も見込めます。


デメリット

  

セキュリティリスクの増加

スマホには便利な機能がたくさんある反面、会社の重要な情報に多くアクセスできることから、ガラケーと比較するとセキュリティ上のリスクも高くなります。 例えば紛失・盗難時やマルウェア感染による情報漏洩などが考えられます。   

運用コストがかかる

ガラケーと比較すると、音声通話よりインターネット接続が主目的であることや、故障・破損のリスク、従業員の利用ルールの管理が必要になる等、運用にあたっての注意がより必要になります。この点は、運用の代行なども検討するとよいでしょう。

スマホへの切り替えのタイミングと注意点


社用携帯が現在ガラケーの場合、切り替える際は事前に計画を立てておくことでスムーズな移行が実現します。一方で、無計画な導入は余計なコストが発生したり、思ったような効果が得られなかったりするため注意が必要です。

切替えのタイミングについては、現在のガラケーの契約状況により手数料や違約金などの料金がかかる場合があります。また、切り替えのタイミングでコストが変わることもあるため、イニシャルとランニングの両方を踏まえ、最適なコストとなるように計画を立てましょう。また、台数や機種なども、自社に最適な選択が求められます。とくにiOS(iPhone) とAndroidとでは、利用できるアプリやセキュリティに違いがあるため、慎重に判断を行ってください。

そして何より、スマホを導入する目的の明確化が大切です。社用携帯をガラケーからスマホへと切り替えることで、どのようなベネフィットが得られるのか?それによる費用対効果は?など。事前のリサーチが必要です。なお、社内でこれらの計画立案が難しい場合は、コンサル会社に導入支援を依頼するのもおすすめです。

また、スマホ導入後には、紛失や盗難に備えてスマホのセキュリティ対策を必ず行いましょう。加えて、ユーザーとなる社員に対しては、スマホの使い方のルールや情報セキュリティ研修の実施といった取り組みも有効です。こうした取り組みについても、事前の計画立案時に合わせて検討しておきましょう。



社用携帯の使い方の見直しポイント


すでに社用携帯を導入している企業でも、必ずしも現状のままで自社のニーズに合った使い方ができているとは限りません。だからこそ、定期的に社用携帯の利用状況を見直してみることをおすすめします。社員同士での通話が多いのか、それとも取引先との通話が多いのか。また、外出先の社員が機能面で不便を感じることがないか。また、近年では業務効率化という観点から、電話機能のほかに多彩な機能が搭載された、スマホを支給する企業も増えつつあるようです。


おわりに


スマホを導入している企業が多くを占めつつありますが、導入目的や切り替えのタイミングなどを自社で判断するには専門的知識が必要なため難しい場合があります。そんなときは、コンサル会社に依頼して社用携帯の導入をコンサルティングしてもらうことをオススメします。社内での解決が難しい場合は、外部からの力を借りつつ導入を成功へ導きましょう。