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社用(法人)携帯の管理コストをかけずにDXを推進する方法

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無駄なコストがかかっているかも?社用携帯の管理方法とは

「社用(法人)携帯・スマートフォンを導入したが、管理に時間とリソースがかかっている」という課題を抱えているサポート部門、情報システム部門の方も増えているのではないでしょうか。


管理する端末が数台ならともかく、数十台、数百台以上ともなるとその管理工数は担当者の負担になります。また現在の社用(法人)携帯・スマートフォンは架電・受電がメインではなく、業務上に利用する様々なアプリケーションがインストールされています。つまり電話ではなくIT機器として管理しなくてはいけません。

その分、初期設定やキッティング、運用時のセキュリティや管理工数が大幅に増加しています。そこで今回、社用(法人)携帯・スマートフォンの管理課題に対しての改善施策を紹介いたします。


端末の管理コストとは?

社用(法人)携帯・スマートフォンの管理コストのほとんどは、人的対応といっても過言ではありません。その内容は、端末の選定、契約から運用・サポートまで実に多岐にわたります。導入から運用までの一連の流れと発生する業務を解説します。


端末の選定から契約関連の管理対応


何より重要なのは、機能、堅牢性、コストなどの視点で端末の機種を選定することです。法人によって利用するシーンや環境、頻度は異なってくるので、安易にコストだけで判断することなく、検証を行う必要があります。業務利用しているアプリケーション、社内システムへのネットワークなど、利用範囲が広がるほど検証項目は増えます。そのため、キャリアやMVNO事業者、代理店から見積もりをとって、必要なサポート体制が整っている事業者を探さなくてはいけません。

【想定される管理コスト】
・端末の選定・検証
・プラン、コストの確認
・新規契約(追加端末)対応
・契約書の管理
など。

◎MDM(モバイルデバイス管理)とは? EMM、MCM、MAMとの違いとともに解説


導入からキッティングなど設定関連の管理対応

契約した事業者がキッティングを行ってくれると、自社が望んだ状態で端末が納品されますが、コストを抑えてキッティングを社内で行う場合は、下記に挙げたような業務が発生します。端末の台数が多いほど、工数がかかるので情報システム部門の大きな負担となります。必要なアプリケーションやツールの設定はもちろんですが、コンプライアンスや社内でのルール、ポリシーの則り、SNSやカメラなどの利用制限もしなくてはいけません。新しい機能やアプリを導入する場合は、新しいルールの策定も求められます。

【想定される管理コスト】
・端末の動作管理
・OSのバージョン設定・管理
・利用ツールの更新、設定・管理
・セキュリティ対策
・機能の制限・管理
・ルールの策定
など。


運用後の管理対応

運用がスタートしても、情報システム部門の管理コストが下がることはありません。日々の代表的な業務として、社内のヘルプデスク対応やセキュリティ対策としての各種端末の利用監視(アクセスやログ)、効果検証のためにツールやアプリの稼働状況のモタニタリングも必要です。端末数が多いほど業務の負担は大きくなります。MDMやEMMを導入することで、一元管理が可能になるので、ぜひ活用したいところです。

OSやアプリのアップデートはPCより頻度が多くなりますが、社用(法人)携帯・スマートフォンの場合は、最新バージョンをすぐにダウンロードをするわけにはいかず、検証は常に必要になります。そのため社内へのセキュリティ上の注意喚起やルールの周知などにも対応しなくてはいけません。

【想定される管理コスト】
・機能サポート、故障などのヘルプデスク対応
・利用・稼働状況の監視とモニタリング
・盗難・紛失時の対応
・ポリシーやルールの社内周知
・アップデートの検証
・バッテリー管理
など。


発生する業務量もコストとして捉える

これらの対応を社内で管理する場合、複数の部門を横断して対応しているケースも少なくありません。そして、端末数が増えた場合の管理工数増大も容易に想像できます。

DX推進が求められる現在、多くの企業でIT機器、ソリューションへの投資も増大していますが、同時に発生している課題が情報システム部門の負担増大です。金銭的コストだけではなく、導入・運用におけるIT・DX人材のリソースもコストとして捉えることが肝心です。今後さらなる推進が求められるDX・IT活用で、担当者が日々の業務に追われていると、未来への投資が進まなくなるリスクが発生します。


◎TCOとは? 効率的なIT投資のポイントとなる指標について解説

もし、管理課題が既に明確化しているようであれば、自社の運用上どこに工数がかかっていて、誰がどのように動いているのかを整理しましょう。本当にその担当者が対応しなければいけないことなのかを定義することで、解決しなければいけないポイントが見えてくることでしょう。

コア業務とノンコア業務を定義することが解決の第一歩

管理工数に対しての課題をクリアにする為に必要な要素は“人材と仕組み”です。しかし、この業務に対して新たに人材採用を行うのか。新たな管理チームを発足するのかは企業にとっても悩ましいところです。特に現在はIT・DX人材の確保は非常に難しい状況です。一方、コア業務に集中すべき時間を、ノンコア業務に奪われるということがあってはならないと考えるのも一般的な考え方といえます。

業務効率化や利便性を追求して社用携帯を支給したにも関わらず、管理工数が想定以上に重くのしかかり、施策全体を俯瞰してみると本当に業務改善に繋がっているのか分からなくなってしまうことがあります。導入本来の目的を果たせなければ本末転倒といえるでしょう。そうならないためにも管理の工夫は必須となります。

ほとんどの企業は社用携帯の管理業務は、コア業務とはなりません。このノンコア業務に工数がかかってしまうようであれば、外部の企業に管理を委託する「BPOサービス」を導入することも視野に入れるべきではないでしょうか。


◎BPOとは?導入のメリットと効果を最大限に引き出す方法

マネージドモバイルサービスとは

専門コンサルタントが、社用(法人)携帯・スマートフォン導入の初期設計から運用フェーズに入る際のチェクポイント、そして運用後のサポートまでワンストップで請負うものBPO、アウトソーシングサービスです。

「業務効率化のはずが、管理工数がかかってしまっている」という課題を持つ企業は少なくありません。その課題解決としてマネージドモバイルサービスやBPOの導入は1つの選択肢となります。

BPOサービスが選ばれている理由

課題解決策としてBPOサービスを選択しているには理由があります。</@>
・コア業務への資源集中 ・専門性を兼ね備えた安心感 ・24時間365日のサポート体制

これらを兼ね備えたBPOサービスを利用することで、本来の業務に集中でき、経営側の不安も取り除けることでしょう。情報システム部門は、経営企画やDX推進チームと共同で、社内DXによる生産性向上やビジネス構造の変革に挑まなれければいけません。企業によってフェーズや取り組み内容は異なりますが、守りのDXと攻めのDXを推進するにあたり、社内人材をどこに注力させるかは重要な判断となります。

ノンコア業務はBPOを活用する

ビジネス利用において“今すぐ”ニーズはよくあるもの。そういった中での対応スピードや質を社内で担保するのは至難の技。ノンコア業務であるからこそ、BPOを活用し専門家に任せることで、本来の企業としてのあるべき姿になれるのではないでしょうか。

コネクシオではスマートデバイスの管理・運用のBPOサービスを展開しており、専門のコンサルタントも経験豊富な人材が揃っています。課題が1つでもある場合は、コンサルタントに相談してみてはいかがでしょうか。

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