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LINE WORKSのセキュリティ対策!ビジネスチャットの注意点とは

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LINE WORKSのセキュリティ対策!ビジネスチャットの注意点

多様な働き方が認められるようになっている昨今、快適かつリアルタイムでの社内コミュニケーションを叶えるビジネスチャットを導入する企業が増えています。

一方でセキュリティ対策が不十分な企業も多く、個人情報・社外秘情報の漏洩につながる危険性が指摘されています。

本記事では、大手ビジネスチャットである「LINE WORKS」のセキュリティ対策を紹介します。「LINE WORKS」が安心して使えるツールか知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

加速するビジネスチャット導入、多様化する働き方への対応

加速するビジネスチャット導入、多様化する働き方への対応

新型コロナウイルス感染症対策の一環としてテレワークやハイブリッドワークに着手する企業が増えています。場所を選ばずに従来のような業務を継続するには、各種クラウドサービス・ツール・デバイスの整備が欠かせず、企業のインフラ担当である情報システム部門(以降:情シス)の業務が煩雑化しています。

ソフトクリエイトによるアンケート調査では、「新型コロナ以前・以降で情シスの業務内容は変わったか」というアンケートに対し下記のような回答が集まりました。

  • セキュリティ対策などが増えた
  • テレワーク環境など新しい働き方を提案する機会が増えた
  • ノンコア業務が増えた
  • IT戦略策定に関する業務機会が増えた

つまり、多様化する働き方に対応して情シスの負担が増えていると言えるでしょう。

特にビジネスチャットなど新たなツール導入を検討したことで、セキュリティ対策に割く時間が増えていることは間違いありません。

関連記事:ハイブリッドワークとは? 新しい働き方を実現するための注意点・ポイントを解説

ビジネスチャット普及の背景

LINE WORKSの成長の軌跡
出典:PR TIMES「ワークスモバイルジャパン、LINE WORKSの最新実績数値を発表」

ビジネスチャットが普及し始めた背景には、同様に働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策としてのテレワーク導入があります。

大手ビジネスチャットサービス「LINE WORKS」も2020年ころから爆発的に導入企業数を伸ばし、業種・職種の制限なくさまざまなシーンで活用されていることがわかります。

現在ではビジネスチャット国内シェア4年連続No.1を獲得するなど、高い成果を出しています。(2022年5月現在)

ビジネスチャット導入の注意点、セキュリティ性はいかに

ビジネスチャット導入の注意点、セキュリティ性はいかに

ビジネスチャットは非常にメリットが多く使いやすいツールである一方、セキュリティ対策への配慮が欠かせません。

特にクラウドサービスにて展開されるビジネスチャットの場合、ツール提供側のセキュリティポリシーおよびセキュリティレベルに依存するため注意しましょう。

下記のようなリスクがあることを知り、自社のセキュリティポリシーとビジネスチャット側のセキュリティポリシーが合致するか調べておくことが大切です。

不正アクセス・なりすましリスク

ID・PWを不正に取得してログインし、社員のふりをしながら情報を盗むなど不正アクセスのリスクが存在します。

また、なりすましをして直接情報を聞き出すケースもあり、思わぬところから情報が漏洩する可能性があるでしょう。

ログイン情報を厳格に管理、役職・部署ごとに権限を細かく設定するなどの対策が必須です。

ヒューマンエラーによる情報漏洩リスク

「誤って社外の人にドキュメントを送ってしまった」など、ヒューマンエラーによる情報漏洩が発生する恐れがあります。

マルウェアやネットワークウイルスがあると知らずにアプリケーションをインストールするなど、ITリテラシーの低さがリスクを増大させる恐れもあるでしょう。

ドキュメントにPWをつける、ビジネスチャット導入前にセキュリティ研修をするなど、施策を考えておくことをおすすめします。

シャドーITリスク

シャドーITとは、情シスが把握していないプライベート用スマートフォン・タブレットの使用を指します。

管理下に置けないデバイスがあるとリスク計算しづらくなり、気づかぬうちに情報が漏洩しているなど重大なトラブルを招きかねません。

誰にとっても利用しやすいビジネスチャットだからこそ、プライベートデバイスを利用するインセンティブを働かせないことが重要です。

関連記事:「シャドーIT」が企業にもたらすセキュリティリスクとは?原因と対策を解説


LINE WORKSのセキュリティ性

LINE WORKSのセキュリティ性

「LINE WORKS」は堅牢なセキュリティを構築したビジネスチャットと評価されており、安心・安全に使用できます。

前述したようなセキュリティリスクがなぜ発生しないのか「LINE WORKS」独自のセキュリティ性を探っていきましょう。

安心の国内認証

「LINE WORKS」は法人利用を前提としたビジネスチャットであり、すべてのユーザーデータを日本国内のデータセンターで管理しています。

バックアップなども含めすべて日本で管理し、作業時にもデータが海外に送られることがありません。

完全に暗号化された通信をしていること、24時間365日体制でエンジニアがシステムをモニタリングしていることも「LINE WORKS」のセキュリティレベルを上げる要因となっています。

堅牢なデータセンターとサービスシステム

「LINE WORKS」のデータセンターに出入りできるのは、必要最小限のメンバーに限られています。

認証を受けていないスタッフは立ち入ることができず、出入りやアクセス情報はログとして残され厳重な管理が徹底されています。

別途セキュリティ監査部門を置くなど特別の体制を築いており、ISO27001・27017・27018を取得していることも信頼の証です。

LINE WORKS、豊富なセキュリティ機能

LINE WORKS、豊富なセキュリティ機能

下記では、より深掘りして「LINE WORKS」のセキュリティ機能を紹介します。

情シスによる管理を楽にする機能も多いため、参考にしてみましょう。

アカウントへのアクセス制限

「LINE WORKS」にアクセスできるのは特定のIPアドレスに限るなど、セキュリティレベルを高める機能が搭載されています。

モバイル版アプリを除くブラウザ版サービス・PC版アプリ・Driveエクスプローラーなどすべてに対応しているため、シャドーIT対策としても有効です

監査・モニタリング機能

監査・モニタリングの機能が搭載されており、管理者はメールやトークの内容を個別に確認できます。

トークポリシーを設定しておけばリスクの高いコミュニケーションを自動で検知できるため、問題の早期発見・早期解決に貢献します。

MDMなど、モバイルセキュリティ

MDMとは、モバイル端末の使用状況可視化やシステム設定の自動付与などを可能にするシステムです。

「LINE WORKS」では、クラウド型MDMサービス「BizMobile Go!」「あんしんマネージャー」「VECTANT SDM」などと連携できます。

情シスが遠隔地にあっても一元管理の手間を増やしたくないときに、便利な機能だと言えるでしょう。

関連記事:MDM(モバイルデバイス管理)とは? EMM、MCM、MAMとの違いとともに解説

メールのセキュリティも充実

「LINE WORKS」はメールのセキュリティも充実しており「公開」「社外秘」「機密」など個別にステータスを付与して情報を管理できます。

特にセキュリティレベルの高い「社外秘」「機密」のステータスでは、ドキュメントに有効期限が設けられていたり転送を禁止できたりする機能があり、ヒューマンエラーによる情報漏洩も防ぎやすくなるでしょう。

LINE WORKS 活用事例

LINE WORKS 活用事例


最後に、「LINE WORKS」の活用事例を紹介します。

どの部署でどう活用されているか知り、自社で導入したときのイメージを固めていきましょう。

総務での活用

都内を中心に雑貨店の運営をしている企業の総務部では、シームレスな社内コミュニケーションに「LINE WORKS」を役立てています。

  • 売上報告(日報)提出
  • 電車遅延・当日休暇などの連絡
  • 細かな確認事項・情報の共有

上記のようなシーンで「LINE WORKS」を使うことが多く、社内コミュニケーションの手間を減らすことに成功しました。

特に若い年齢のアルバイトスタッフが日常的に使い慣れている「LINE」と変わらぬ使い心地であったことが、導入を後押しするきっかけとなっています。

参考:LINE WORKS導入で業務改善 パート1:総務 加藤さんの一日Before⇔After

情シスでの活用

営業職など外勤スタッフのセキュリティ意識に課題を感じた情シスでは「LINE WORKS」導入によるセキュリティ強化を実現させています。

導入以前は下記のようなトラブルが頻発していたものの、なかなか意識統一が図れず黙認することが多かったようです。

  • プライベート用のLINEアカウントや無料SNSを使ったコミュニケーション
  • シャドーITを使ったコミュニケーション
  • 現場によるシステム設定ミス

LINE独特のインターフェースに強みを感じている社員が多かったため「LINE WORKS」の導入に踏み切り、使い勝手はそのままでありながらセキュリティレベルを向上させることに成功しました。

情シスによる一括設定ができるなど機能面での優位性も高く、管理も手間も大幅に削減できたことがメリットです。

参考:LINE WORKS導入で業務改善 パート2:情シス 小川さんの一日Before⇔After

セキュリティ対策と業務効率化を両立するLINE WORKS

「LINE WORKS」は、高いセキュリティレベルとシームレスなコミュニケーションを両立させるビジネスチャットです。セキュリティの心配をすることなく業務効率化・コミュニケーション促進を図りたいときにこそ、おすすめのツールだと言えるでしょう。

コネクシオは「LINE WORKS」の導入から運用までワンストップサポートを手がけています。「自社のセキュリティポリシーにあった設定がしたい」など細かな要望にも対応しているため、お気軽にご相談ください。

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