変化の激しい時代において、企業は営業活動の効率化を図り、受注率を上げるため様々な工夫と改善を繰り返しています。限られたリソースで利益を最大化するための手法は、いつの時代においても企業の至上命題です。


効率化は無駄が少ない行動で、営業活動は効率化をすることがそのまま企業の売上に直結します。無駄な動きを科学し、分析をすることによって、効率化のヒントが見えてきます。今回は効率化における課題や、それに対する解決のヒントなどをご紹介していきます。



営業が業務効率化を行う必要性

効率良く営業を行い、1案件に対する提案や対応のスピードアップや、案件受注までの最短距離化はすべての企業が理想とすることでしょう。


限られた時間での提案数、受注数、受注率、顧客単価など営業部の指標を向上させることで、最終的に1案件の受注にかけるリソースや投下時間を減らすことが可能となります。限られた時間、限られたリソースで効率化を実現するためには、各営業マンのスキルや知識だけではなく、セールストークや提案資料など成功事例の共有や、自社サービスの理解、営業先とその競合情報、業界の最新同行に加えて、営業を行う上でポイントとなるマインドセットなどを部門で統一していく必要があります。



業務効率化における営業の課題とムダ

営業活動の課題は企業によって様々ですが、多くの企業に共通するのは、一部の営業マンが業績を引っ張っており、営業手法が属人化していることが挙げられます(営業部門に限った話ではありませんが)。つまり営業部門のスキルと知識の底上げや平準化が効率化の大きなポイントとなります。なぜ、このような弊害が起きるのか? 代表的な原因を解説します。



営業の課題①ステータス、ログなど影響活動の共有漏れ

営業を行う時には案件・顧客情報は非常に重要です。企業情報やご担当者などの基本的な情報は大前提として、いつ、誰が、どのような連絡をしたのか? というステータスを記載しておかないと、的外れな連絡をしてしまったり、重複連絡をしてしまったり、もしくは誰もアプローチをしないで放置してしまうなどが発生します。このため購買意欲が低い見込み顧客のために時間をかけて資料を作成するなどの無駄が生じます。


営業の課題②見込み顧客、顧客の情報が一元化管理されていない

見込み顧客〜顧客の情報が一元管理をされていないことで、課題①のような弊害が発生します。顧客データーベースは、SFA(営業支援ツール、システム)を活用するのが主流ですが、管理方法として、クライアントの課題、サービスの検討レベル(購買意欲)、導入予定時期、予算規模などが可視化できる状態が望ましいです。

同時に課題①で述べたように、営業活動の進捗も常に更新して、次のアクションを確認するなどを担当営業マンだけではなくセールスマネージャーも含めても管理をしていく必要があります。


営業の課題③時間の使い方

受注数が多い営業マンほど、時間の効率化を意識して業務につく傾向はあり、成績が芳しくない営業マンはムダが多いと言えます。

マネージャーによるタスク、スケジュール管理やアクションの指示は必要ですが、部門全体での業務フローの無駄を減らす改善が必要です。

例えば、出社しなくてはできない作業や業務フロー、会議があると移動時間が不必要にかかってしまいます。現在では、オンラインで解決できるツールやソリューションがあります。営業は売上をつくる、受注数という明確な目的を目指して、営業フローの見直しや振り返りをすることも重要です。


業務効率化で営業成績を上げる5つのポイント



普段は日報、営業日誌などをもとに、売上目標に対しての進捗確認や、営業活動の課題点など日々コミュニケーションを取っている企業もありますが、営業活動を効率化していく上で、客観的なデータや時系列での行動ログが確認できる案件進捗などを一元化されたデータベースがあると便利です。

日々発生する社内外のコミュニケーション、案件管理、情報や資料の共有などがシームレスに行うことで営業部門の効率化が期待できます。




1.コミュニケーション方法の見直し

社内のコミュニケーションはこれまではメールのやり取りが多かったですが、最近ではビジネスチャットなどを活用してスピーディなコミュニケーションや情報共有を行うのが主流です。Web会議や業務フローシステムなどもオンラインが完結できるツールを導入することで、コミュニケーションコストや移動コストを大幅に削減することができます。


2.顧客管理方法の見直し

顧客の管理方法は企業によって異なりますが、代表的なものがSFAやCRM(顧客関係管理システム)です。その中でも営業支援に特化したSFAは、これまで記載してきた必要な顧客情報に加え、営業進捗なども管理をすることができます。営業上の顧客管理という側面では非常に優れており、オンライン営業へと変革する現在は欠かせないシステムと言えます。


3.営業フローの見直し

営業マン本人が気づいていない無駄な動きなども、営業ステータスを可視化し、マネージャーが把握していくことで、行動フローにおける適切なアドバイスが行えるようになります。また個々人の見直しに加え、リード獲得から受注までのマーケティング部門、営業部門の流れも踏まえた最適な営業フローを、デジタルツール導入を前提で確立していくことも重要です。


4.管理ツールの見直し

上記見直しの項目を実行する上で、営業活動に最適なツール、ソリューションを導入することが近道です。各営業マンが持っているバラバラな顧客情報も一元管理することができ、セールスチームやマーケティングチーム、サポートチームなどとも連携がしやすくなり、高い業務効率化向上が見込めます。


5.営業活動の分析と改善

SFAなどのツールを導入後は、営業活動の履歴や活動内容、成果を分析していきます。リードからの商談率、受注率などの数字はもちろん、受注ができた要因や業種・企業規模などによる傾向の把握、課題の洗い出しも含めて行い、PDCAを繰り返すことが重要になります。




SFAを利用した業務効率化の具体例

営業効率化を行うSFAツールの代表例として「Salesforce」があります。このSalesforceは世界各国で様々な企業が導入している営業支援ツールでトップシェアを誇っています。


SFAの標準機能はもちろん、カスタマイズも可能ですので、導入することで営業の効率化、顧客管理、売上管理、プロセス管理がSalesforceひとつで行えるます。例えば、営業の効率化という側面では、セールスマネージャーなどの管理者が顧客情報や営業プロセスを把握することで的確な指示を行えるようになります。


例えば下記の画像の①と②を見てください。




こちらはSalesforceの商談管理の一部です。

①を見ていただくと自社の担当名やクライアント名などの基本情報から、フェーズやステップなどの進捗を追えるようになっています。

②の方では、いつどんな内容の商談を行ったのかがわかるようになっているため、行動履歴としてどのような内容で進んでいるのかが一目でわかります。

これらのように、顧客情報に対して進捗管理が誰でも容易にできる為、チームの連携や、無駄な動きを防ぐ為のアドバイスなどを積極的に行うことができるようになります。




まとめ

営業活動の効率化は、一度着手したら解決するものではなく、時代の潮流や市場の動き、部署の実情に応じて、常日頃からPDCAを繰り返していくことが重要です。

ただし、常に発生するのは無駄な作業や非効率な動きです。特に日常的に発生するコミュニケーション、確認作業、共有などがメインとなります。SFAなどの管理ツールを入れることによって効率化を図り、営業のパフォーマンスを最大限に引き出せるように環境を整えてみるのはいかがでしょうか。