日々の営業活動において、クライアントやパートナーから頂いた名刺はどんどん溜まっていきます。しっかりと名刺を管理して、仕事に活かすことはビジネスマンとして必要最低限のスキルともいえるでしょう。しかし、名刺の管理方法を社内で統一している企業は多くありません。

例えば、アナログな手法ですと、業種毎、五十音順に名刺ホルダーなどのファイルやケースに保存する方法、会った場所やその人の特徴など、名刺自体をノート替わりして管理する方法、もしくはエクセルに手打ちで移している方法もあります。

昨今、スマートデバイスの普及と共に、名刺管理アプリケーションが一般化され、活用しているビジネスマンも多く見受けられます。しかし、個人の名刺管理方法よりその精度は格段に上がったものの、企業としては統一化が図れていないという点が課題として挙げられています。

名刺管理をする2つの目的

名刺管理の方法を社内で統一することの目的は大きく分けて2つあります。

売上拡大につなげる

ひとつ目は、売上拡大につなげることです。BtoB企業にとって、見込み顧客と接点が生まれてから案件化するまでに長い期間と多くのプロセスが存在します。現在は、SFA（営業支援）やCRM（顧客関係管理）もデジタルツールを導入している企業が増えています。

名刺管理は、その視点から捉えると顧客情報の管理に他なりません。社内の誰が、どのような接点で、どの商材に興味を持ち、名刺交換をしたのか？ は非常に重要な情報になりますし、見込み顧客（リード）のリスト作成においても、一元管理ができていると営業効率に大きな差が出ます。

ビジネス上、日々当たり前に行われている名刺の情報を蓄積・分析することで売上拡大につなげることが可能です。

個人情報漏洩の防止

ふたつ目は、個人情報の漏洩を防ぐことです。名刺や名刺ケースの紛失をした場合や名刺交換、もしくは名刺をデータベースとみなされない状態で保管・管理している場合は、個人情報保護法の対象外となります。

しかし、個人それぞれで営業部門が紙の名刺などをファイリングして保管している場合は、個人情報保護法に抵触する可能性があります。また名刺管理から顧客情報を管理するには、アナログの手法ですと手間がかかってしまいます。一方、デジタルでの名刺管理ツールを導入することで、セキュリティ上の堅牢さを保ちながら、管理・分析も効率よく行えます。

続いて、クラウド型の名刺管理ツール・システムのメリットを詳しく紹介します。

名刺管理の一元化という点ではクラウド型の名刺管理ツールが優れています。顧客の情報を社内で一元管理することによって、検索性も向上し、情報の共有もできるため活用の幅は大きく広がります。

管理工数の削減

名刺を整理する際にアナログ管理では時間的コストがかかっていたものを、デジタルデータで管理することによって作業工数を削減しストレスを軽減させることができます。今ではスキャナやスマートフォンのカメラなどで簡易的にデータを取り込むことができますので、収集の手間も少ないのがメリットのひとつとなります。

業務効率の向上

情報の一元管理によって業務効率の向上が期待できます。外出時や即座に連絡先が知りたいという場合でも、検索をかけることですぐに見つけることができるので、常に名刺を持ち歩かなくても安心です。そして従業員が得た人脈の可視化が可能になるため、自社と繋がりがある企業を把握し次のビジネスにも繋げやすくなります。

名刺管理ツールで利便性の高いサービスをいくつかご紹介いたします。特徴的なのは、名刺管理をベースとして顧客関係管理、リード管理と地続きでの施策を見据えた機能となっていることでしょう。

SmartVisca（スマートビスカ）

Salesforce特化型の名刺管理ツールとして知られる「SmartVisca」。Salesforceとの連携によって営業活動にも活かすことができるのが特徴です。セキュリティ面についても、名刺情報がSalesforceのサーバー内にしか残らないためコンプライアンス的にも安全安心のツールです。

関連記事：Salesforce(セールスフォース)とは？4つの機能と導入メリットを簡単に解説

Sansan（サンサン）

名刺管理システムで高いシェアを誇っているのがSansanです。無料で利用できるアプリ「Eight」も同社のサービスです。単純な名刺管理ではなく、SFAやCRM、MA（マーケティングオートメーション）との連携を視野に入れた機能となっており、専用スキャナで読み込むことでSansan上のデータの更新はもちろん、SalesforceなどSFAやCRMと連携し、顧客データを更新ができます。

HotProfile（ホットプロファイル）

SFAとして名刺管理機能も兼ね備えた「HotProfile」。取り込んだ名刺情報と連携し、営業活動やマーケティング活動に活かすことができるのが特徴です。MA（マーケティングオートメーション）の機能も付いているため、会社の売上アップに対し包括的に機能するツールです。

前述の通り、名刺管理そもそもの目的は、顧客データの一元管理によって業務を円滑化させ、売上アップに繋げることです。数ある名刺管理の中でも営業支援ツールのSalesforceと連携ができるSmartViscaは、営業活動に直接影響が出てきますので、Salesforceを利用されている企業にとっては導入するべきツールともいえます。既にSalesforceの運用方針が固まっている企業でも、カスタマイズが容易にできるため営業スタイルを崩さず管理できるのも嬉しい点です。

名刺のデータ化もスマートフォンのカメラやスキャナなどで簡単にでき、画像や文字が読み取りづらい場合でもオペレータによる入力も備えていることで正確な情報を登録することができます。

そしてSales Cloudを利用している場合、名刺をリードに登録することも可能。営業担当者だけでなく、営業管理職とリードを共有しながら、案件のステータス・進捗確認など、最新の顧客データをもとに戦略を練ることができます。

「SmartVisca」の詳細はコチラ

名刺を活用する機会が多いのは現場の営業マンや営業アシスタント、インサイドセールスなどの現場スタッフです。そのため、名刺管理ツールを導入する場合は、利用シーンを想定しなければ、社内に浸透せず宝の持ち腐れになってしまいます。

顧客データが会社の資産としてどうあるべきか。そのためには会社にとってどんなツールが必要なのか、どんなツールがあれば売上が上がるのかを想像しながら名刺管理サービスを選んでみてはいかがでしょうか。

いかがでしたでしょうか。 企業にとって名刺管理は非常に重要なタスクです。名刺交換で得た機会を活かすか活かさないかは、その後のビジネスの成否に大きく関わってきます。業務や目的の用途に一番合うツールを利用しビジネスを加速させてはいかがでしょうか。ぜひ、参考にしてみてください。