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企業の資産「名刺」を電子化!おすすめツールや事例を紹介

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はじめに

名刺は、企業の大切な資産の一つです。交換した際は仕事でかかわることがない相手でも、様々なきっかけで仕事につながるなど、過去に得た名刺が役立つケースもあります。

一方で昔ながらのアナログ管理を続け、名刺を活用できていない企業も少なくないでしょう。現物をファイリングするなどの管理方法では、顧客情報の属人化や紛失といった多くのリスクがついて回り、名刺を資産として生かしきれないままです。 そこで本記事では、名刺の電子化で得られるメリットや、電子化の際におすすめのツールについて紹介します。

名刺を電子化するメリットは?

名刺を電子化するメリットは?

従来、名刺は各担当者によるファイリング管理が主流でした。しかしアナログな管理方法には様々な課題があり、名刺を活用しきれないケースも少なくありません。

近年は業界問わず名刺の電子化を進める企業が増えつつありますが、その理由として以下4つのメリットがあげられます。

顧客情報の属人化を防ぐ

従来の管理方法では、名刺から得られる顧客情報が属人化してしまうデメリットがありました。

名刺を電子化すると、どのような顧客とつながりがあるのかチームや社内で即座に共有できるようになります。また、名刺交換した担当者が退職した場合でも、電子化されたデータを頼りにアプローチをかけることも可能です。

名刺保管の場所が不要になる

とくに営業担当など名刺交換の機会が多い従業員にとって、名刺の保管場所は悩みのタネです。現物をカードホルダーやクリアファイルなどでストックする方法は手軽な一方で、場所をとり限られたスペースを圧迫します。

名刺を電子化すると保管場所が不要になるため、空いたスペースを別の用途で活用できるでしょう。

紛失のリスクや名刺を探す手間がなくなる

名刺を交換した順にファイリングしていくと、段々とどこに誰の名刺があるかわからなくなってくるでしょう。とはいえ、探しやすくするために企業別や五十音順で並び変えるのも、名刺の数が多くなると大きな工数がかかります。また現物のみでバックアップをとっていない状態では、紛失リスクも高くなります。

名刺を電子化すると、瞬時に見やすい方法で並び替えが行えるほか、検索機能で名刺を探す手間が大幅に削減可能です。また紛失の可能性も極めて低くなるでしょう。

関連記事:情報漏洩のリスクと対策は?企業の個人情報漏洩やテレワークでの事例も解説

どこからでも名刺情報を参照できる

近年、オフィス内での勤務に縛られない、サテライトオフィスや在宅勤務などのリモートワークが各業界で普及しつつあります。そのなかで、名刺情報の確認のために出社したり担当者に連絡を取ったりするのは非常に非効率です。

名刺を電子化すると、保管場所の制限を受けずに社内外のどこからでも必要な名刺情報を参照できるようになり、業務効率化の面でも効果が期待できるでしょう。

増加するWeb商談。名刺交換の機会減少への対応は?

増加するWeb商談。名刺交換の機会減少への対応は?

名刺は電子化して蓄積し、企業の資産として残すことが重要です。一方で、新型コロナウイルス感染拡大の影響から近年では名刺交換そのものの機会が減りつつあります。

たとえば名刺交換を行わないオンライン商談では、商談後に自身で顧客情報をまとめておくという方も多いかもしれませんが、その対応だけでは不十分です。名刺の個人管理と同様に、オンライン商談で得られた顧客情報も属人化しやすい状況にあります。

名刺交換自体が減っている場合でも、商談で得た顧客情報の適切な共有と管理は必要不可欠です。

名刺管理や顧客管理に使えるツール

名刺管理や顧客管理に使えるツール

名刺管理や顧客管理の電子化には、専用ツールの活用が便利です。ここでは、名刺管理や顧客管理におすすめのツール「SmartVisca」と「Salesforce」を紹介します。

名刺管理に活用できる「SmartVisca」

SmartViscaは「売上につながる名刺管理」ツールです。後述する顧客管理システム「Salesforce」と組み合わせることで、単純な名刺の電子化だけに留まらない力を発揮します。

スピーディーかつ高品質な取り込みが可能

携帯カメラやスキャナでどこからでも名刺情報を高速で取り込めるため、手間をかけずに名刺情報を電子化できます。顧客情報の属人化を防ぎながら、スピーディーな電子化で業務効率も向上可能です。

スピーディーかつ高品質な名刺の電子化を実現できるのは、OCRとオペレータによるダブルチェック体制を敷いているためです。名刺の電子化で起きやすい識字ミスによる誤情報の保管や共有を防いでくれます。

名刺情報をモバイル端末へ同期

電話帳連携アプリ「SmartVisca connect」の併用により、名刺情報を各従業員のモバイル端末に同期可能です。名刺情報はアプリ上でのみ閲覧でき、端末本体の連絡先一覧には残らないため、従業員の個人端末を業務に利用するBYODの情報漏洩対策にも役立ちます。

関連記事:BYODとは?導入時におさえたいポイントやメリット、デメリットを解説

名刺データはクラウドに格納

SmartViscaはSalesforceのプラットフォーム上で利用できるツールのため、取り込まれた名刺データはSalesforceのセキュリティによって強固に守られます。ほかのサーバー上にデータが残らず、安全に名刺の電子化および活用が可能です。

情報の更新により正確性を保つ

日経人事異動情報を活用し、名刺を交換した相手の人事異動や役職変更情報をキャッチします。最新かつ正確な情報を自動でキャッチアップ可能です。

顧客管理に活用できる「Salesforce」

Salesforceは、セールスフォース・ドットコムが提供する統合CRMプラットフォームです。一人ひとりの顧客情報を一元的に共有し、企業と顧客をつなげます。

顧客を中心に業務情報を集約

顧客ごとに商談の進捗や営業活動の内容、売上などが一元管理可能です。また、従業員のタスクやスケジュールもSalesforce上で管理できるため、案件にかかわるメンバーの動きが可視化でき、チーム全員が効率的な営業活動を行えるでしょう。

ビジネス情報の集計・可視化

入力された情報をもとに、売上の実績や見込み、昨年対比などが即座にデータ化されます。情報を収集しExcelなどで集計、比較するといった手間が省けるため、大幅な業務改善につながるでしょう。時間をかけずに次に行うべきアクションを決定できる点も魅力です。

業務の無駄を削減

マルチデバイスでアクセスできるため、商談前に前回までの進捗を確認したり、商談後の報告や日報を外出先から入力できたりと、手間をかけずにいつでも必要な情報にアクセスできます。また、情報は検索機能で即座に見つけられるため、探す工数も必要ありません。

SmartViscaとの連携でさらに便利に

SmartViscaはSalesforceのプラットフォーム上でデータ保存される仕組みで、両者の連携も容易です。

SmartViscaで取り込んだ名刺データから、取引先や責任者の情報をSalesforce上に反映できるため、手入力の必要もありません。名刺および顧客管理にかかる工数を削減しながら、名刺をビジネスに最大限活用できる仕組みが整っています。

ツール導入による課題解決事例

ツール導入事例

最後に、「SmartVisca」や「Salesforce」のツール導入で課題を解決した2社の事例を紹介します。

【金井度量衡株式会社】「SmartVisca」導入で社内デジタル化への道筋がクリアに!

金井度量衡株式会社は、計量や測量に関する機器・サービスの開発や提供を幅広く手掛ける会社です。「はかり」に関する生産量では日本一を誇り、計量コンサルタント企業としても活躍しています。

課題

営業関連業務のデジタル化が先送りされ、顧客情報の属人化やブラックボックス化の問題を抱えていました。そこで名刺管理システムを検討したものの、ほとんどがCRMシステムの一部の機能として提供されており、自社にとって不要な機能が多くコストが高額となっているため、導入を躊躇していました。

対策と結果

コネクシオから名刺管理に特化したSmartViscaを提案したところ、「まずは名刺の電子化から業務のデジタル化を浸透させたい」という要望にマッチしました。名刺の取り込み作業は営業アシスタントに一任し、半年後には名刺の電子化が従業員全体に浸透。現在は離れた店舗の顧客情報も共有できています。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

【株式会社ジェイ・シー・エス】「Salesforce」導入で20%の業務効率化に成功

株式会社ジェイ・シー・エスは、美容クリニックやエステサロンなど美容業界で活躍する顧客を、信販事務代行やクレジットカード決済、集金代行事業によって支える会社です。本社を置く福岡県だけではなく、東京都や大阪府でも事業を展開しています。

課題

情報共有のグループウェアは導入していたものの浸透せず、日報はExcelでの提出、顧客情報は営業担当者のノートで管理など、従業員ごとに異なる方法で情報の管理や発信が行われている状態でした。そのため営業部をサポートする業務部と営業部の間で情報共有に時間がかかるほか、正確性にも懸念がありました。

対策と結果

様々な情報を一元管理できる「Salesforce」を導入したところ、属人化していた案件の進捗や日報を、Salesforce上で時間と場所を選ばず誰でも確認できるようになりました。また、そのほかの情報もSalesforceに集約することで営業部と業務部の作業時間を短縮でき、結果的に20%の業務効率化に成功し、各部門が本来の業務に時間を割けるようになっています。

事例詳細については、こちらをご覧ください。

名刺を電子化し、効率的な企業活動を行いましょう

企業の資産である名刺を電子化・一元管理することは、業務効率化のためにも必須の対応です。名刺交換が減少しつつある現在は、各従業員がもつ名刺と合わせて顧客情報の管理を共通のシステムで行い、属人化を防ぐ必要もあります。

名刺情報が全社で共有されれば、他部門の従業員も含めた過去の名刺交換の有無や、すでに収集している顧客情報をあらかじめ把握したうえで商談に挑めます。

名刺の電子化および顧客管理に最適なツール選びでお困りの際は、ぜひコネクシオにご相談ください。抱えている課題や現状を丁寧にヒアリングし、最適な解決策をご提案します。

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