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社用携帯・スマートフォンは必要? メリット・デメリットと導入の注意点を解説

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社用携帯は必要か?

はじめに

ビジネスシーンの変化とともに社用携帯のニーズが変化してきています。
移動中や外出先からでも手軽にクライアントや社内とコミュニケーションが取れる連絡手段として重宝されてきた携帯電話でしたが、近年は法人の契約する通話機能がメインとなる携帯電話・PHSからスマートフォンを導入する動きが顕著です。その背景には働き方の多様化とテクノロジーの進化があります。

この記事では、社用携帯・スマートフォンを導入するメリットに加え、導入時に課題となるセキュリティ対策について詳しく解説します。

ビジネスにおけるモバイル端末の必要性とは? ガラケーとスマートフォンの有用性

ビジネス上のモバイル端末の必要性とは?
これまで「社用携帯」を導入する目的は、主に場所を選ばずに電話でのコミュニケーションが取れることがメインとなっていました。スピード感が求められるビジネスでは、必要な時に社外からでも荷電・受電ができるのは大きなメリットでした。コミュニケーションツールとしての電話という位置づけでしたので、携帯電話である必要はなく、PHSでも目的は果たせます。

そのため、個人所有端末ではスマートフォン普及率が70%以上となった現在でも、会社から貸与されるのはいわゆるガラケーやフィーチャーフォンであるという企業もいまだに多く存在します。

しかし、国家主導で進められている働き方改革や新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大の影響、またビジネスにおけるクラウドサービスの台頭により、その様相は変わりつつあります。

テレワーク、モバイルワークなど多様な働き方が浸透

現在、オフィスに出社して勤務するという以前までの常識が崩れつつあります。在宅勤務やコワーキングスペース、外出先近くのカフェなど場所を選ばずに働くスタイルが浸透しています。

多様な働き方を実現するテクノロジーも日進月歩で発展しており、クラウドサービスに代表されるICT環境さえ整っていれば、オフィスと変わらずに業務に集中できるようになりました。同時に社内外問わずにメインのコミュニケーションツールだった電話やメールに加えて、ビジネスチャットツールの普及が進み、対面での会議もWeb会議などに移行しています。同時に社用携帯の役割も変化しているのです。

通話機能がメインだった社用携帯も、業務に必要なアプリを操作できるスマートフォンの需要が高まってきています。

社用携帯・スマートフォンを導入するメリット

社用携帯を導入するメリット
改めて社用携帯を導入するメリットを携帯電話の型や種類を問わず、整理します。主に「生産性向上」「セキュリティ対策」「プライベートの確保」の3つのメリットがあります。

メリット① データバックアップが取れ、情報漏洩を防げる

会社が携帯電話を貸与することで、クライアントや関係先の電話番号などのデータをバックアップすることが可能です。退職者の引き継ぎ時などもスムーズになります。また個人所有の携帯電話のビジネス利用を認めている(BYOD)場合と比べて、会社で管理できるため情報漏洩のリスクも低減できます。

またスマートフォンを導入して、MDM(モバイルデバイス管理)ソリューションなどを利用することで、より高度でセキュアな利用が可能になります。

メリット② 生産性の向上

オフィス出社が義務付けられている企業は例外ですが、BYODを認めておらず、社用携帯も導入していなければコミュニケーションの手段が限られてしまい、労働生産性が著しく低下します。外勤が多い職種では社用携帯を導入することで社外からの連絡もスピーディに対応できるため、効率的です。

またスマートフォンを導入する場合では、ビジネスチャットツールはもちろん、勤怠管理や必要データの送受信も行えるのでより生産性の向上が見込めます。

メリット③ プライベートの確保と心理的負担の削減

社用携帯が導入されていない企業では、個人所有の端末をビジネス利用するケースがあります(BYODが暗黙で認められていたり、シャドーITになっているなどケースは様々)。社員は個人の電話番号をクライアントに知られたくない心理がありますので、社用携帯を導入することでそのような負担を削減できます。同時にシャドーITを低減することも可能です。

社用携帯・スマートフォン導入の注意点


社用携帯・スマートフォンの導入はメリットが多いですが、注意すべき点も抑えておきましょう。

コストと利用台数、利用範囲を把握する

導入の前に、利用台数や利用範囲を把握するようにしましょう。社用携帯の導入は、毎月コストが発生するので、必要な部署、従業員はどの程度いるのか? また利用の用途によって導入する携帯電話の機種や型番(スマートフォン or ガラケー、Android or iPhone)も変化します。当然、コストに対しての効果も定量・定性の両面で検討してください。

セキュリティポリシーの策定や社員の教育

社用携帯・スマートフォンを導入する際に、必ずセキュリティポリシーや利用ルールを策定しましょう。社用携帯の個人利用の防止や情報漏洩のインシデントとなるようなウェブサイトへの接続、アプリのダウンロードやインストールなど禁止事項の設定から、万が一の紛失や盗難にあった場合の対処法など定めなくてはいけないルールが多くあります。

管理・運用方法を定める

導入台数が多くなれば多くなるほど情報漏洩のリスクが高まります。また情報システム担当者の管理負担も増えてしまいます。そのため、携帯電話などの端末を一括管理が可能で、セキュリティ対策も可能なソリューションの導入を検討することをおすすめします。MDM(モバイルデバイス管理)やMAM(モバイルアプリ管理)、MCM(モバイルコンテンツ管理)などのソリューションを導入することで、管理負担を軽減しながら安全な社用携帯の運用が実現できます。

まとめ

社用携帯・スマートフォンの導入にはメリットがありますが、セキュリティを高め情報漏洩などのリスクを管理し、従業員のオンオフをしっかりと守ることが求められています。またコスト管理や従業員にプライベートな使用をさせないための制度設計なども必要です。

利用台数や利用範囲、コストの比較の結果、BYODを採用する方針も考えられます。BYODを最小する際にもソリューションによっては、プライベートと業務用の利用範囲を区別することも可能ですので、様々な可能性を検討しましょう。

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