少子高齢化に伴い、労働人口の減少が問題視されています。2021年9月に総務省が発表した労働力調査では、前年同月比で27万人の減少となっており、今後も人手不足が深刻化することが予測されています。
そのため、業務改善・生産性向上への着手は企業の喫緊の課題です。少ない人員で効率よく仕事を回せるような取り組みがあれば、たとえ労働人口が減ったとしても、これまで以上のパフォーマンスを発揮できるでしょう。
反対に、今までのやり方に固執して効率化できなければ、慢性的な人手不足に陥り、結果的に経営悪化の原因になることも考えられます。
本記事では経理の観点から業務改善について考えてみましょう。
経理の主な業務は？
経理は、一言で言うと企業のお金を管理する業務を担当しています。単に金銭取引の内容を正確に記すだけでなく、資産・利益をリアルタイムで可視化し、経営指標の一つとして役立てる企業も多くあります。
財務・会計に関する基礎知識が求められる専門部署であり、業種を問わずどの企業にも必須の職種です。
具体的には、下記のような業務を遂行します。
- 現金預金・手形管理
- 買掛金・売掛金管理
- 伝票作成・データ入力
- 領収書・請求書作成
- 従業員の給与計算
- 立替経費・通常経費精算
- 税金・社会保険料納付手続き
- 固定資産・減価償却管理
- 決算書・予算表作成
など
企業規模によっては多少業務内容が変動する場合があります。決算書作成のタイミングなども異なるため、自社に合わせた業務フロー構築が必須になるでしょう。
業務改善を進める「BOTech（ビーオーテック）」とは
BOTechとは、バックオフィス（＝Back Office）とテクノロジー（＝Technology）を掛け合わせた造語です。経理・財務・会計・総務・人事・労務などバックオフィス特化型の業務改善ソリューションを意味しています。
ここでは、業務改善とBOTechの関連性について解説します。
そもそも業務改善とは何か
業務改善とは、自社が抱える業務上の無駄や非効率な部分を抽出し、適切なフローを構築しなおすことです。業務改善を行う際は、まず業務をすべて洗い出すところから始めます。業務を見える化することで企業の問題点も見えやすくなるでしょう。問題が特定できたら緊急度、難易度、影響度などの観点で振り分けをおこない、優先度を決定します。そして、目的や計画に沿って改善を実行していきます。
なお、業務改善を適切におこなうと、下記のように様々なメリットが得られます。
- コスト削減効果の最大化
- 生産性向上
- 情報共有の迅速化
- 属人化の防止
関連記事： ECRSの原則とは？業務改善に不可欠なフレームワークのメリットや注意点を解説
業務改善に必要不可欠なBOTech
BOTechは、前述の通りバックオフィスの業務改善に特化したソリューションです。
専用のソフトウェアやシステムツールを導入すれば、これまで手動でおこなってきた業務を自動化し、効率よく短時間で進められるでしょう。
たとえば経理部の場合、経費申請システムを導入することで、大量に提出される領収書の手入力が不要になります。
また、ワークフローシステムと連携すれば、出張費や交際費など各種申請に対する承認のペーパレス化が可能です。誰がいつどこまで承認を進めているかも可視化できるほか、申請に不備があればボタン一つで指し戻せるため、毎回担当者を探して質問したり電話やメールで連絡をしたりする手間も減らせます。
これらの取り組みによって業務効率は格段に改善し、短い時間で今以上のパフォーマンスを発揮しやすくなるでしょう。残業時間や休日出勤も抑制できるため、働き方改革としても有効です。従業員満足度も上がり、離職防止にもつながるかもしれません。
BOTechの導入は、業務改善には不可欠なのです。
BOTechを推進する「SAP Concur」
SAP Concurは、株式会社コンカーによる経費精算・経費管理クラウドシステムです。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できるため、いつでもどこでも利用可能です。ここではいくつかの便利な機能について紹介します。
各種サービスとの連携
たとえば交通経費精算においては、Suicaなどの交通系ICカードとSAP Concurとの紐づけがされています。そのため、利用区間・運賃・日付が自動で取り込まれ、申請の手間がかかりません。
また、QRコード決済アプリ・法人クレジットカード・タクシー配車アプリ・ホテル予約サイトとも連携しており、従業員の申請にかかる負担を大幅に減らせます。
申請情報の自動確認
承認する決裁者や経理担当者にとっても、企業の経費規程に合わせない申請には自動でアラートが表示されるため、細かい確認が不要になる点は大きなメリットと言えるでしょう。
毎月何百件もの申請情報を全件目視する必要がなくなるため、その分の時間を別の業務に充てられます。各種申請に対し、必須項目の入力がなければ申請できないようにするなど、承認フローを楽にする設定も可能です。
経費利用状況の可視化
分析レポートの活用により、グループやプロジェクト別に経費や予算の消化状況を確認できます。データ化によって従業員一人ひとりに経費削減の意識を根付かせることにもつながるでしょう。
モバイルアプリに対応
モバイル端末との相性も良く、場所や時間の制限がなくスマートフォンから操作が可能です。申請のために出社するなどの手間を省くことができます。
ツールを導入することは、一見コストであるように思われるかもしれません。しかし、余計なコストをおさえ業務改善にも貢献することを考えると、長期的に見れば企業にとって大きなメリットになるでしょう。
ペーパレス化やDX化を推進したい企業とも相性がよく、効率重視の働き方を叶えます。
経理業務の見直しにはツール活用が重要
経理を始め、バックオフィスの業務改善にはBOTechが不可欠です。
今回ご紹介したSAP Concurは、経費精算・経費管理に特化したBOTechとして、7年連続国内シェアNo.1を獲得しています。利用者数は世界6,600万人以上を記録するツールであり、多くの業務改善に携わってきました。
モバイル端末との相性も良いため、テレワークを推進したい企業にとっても便利なツールと言えるでしょう。
コネクシオは通信キャリア一次代理店として、様々な企業に対しこれまで24万台以上のモバイル端末導入をサポートしてきました。モバイル端末の導入支援はもちろん、各企業に合わせたソリューション提案で企業のDXを推進します。
経理の業務改善にお悩みであれば、ぜひご相談ください。
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