個人スマホを業務に持ち込み使用することを「BYOD（Bring your own device）」と呼び、現在でも従業員がプライベートに使用しているスマホを業務で利用している企業があります。会社スマホを全社員に導入するためにはコストがかかりますが、情報漏えいなどのリスク対策がしやすいのが魅力です。ここでは、個人スマホと会社スマホ、それぞれどのようなメリットがあるのかをお伝えします。

従来日本では、まだまだ企業ユーズではガラケーが主流でしたが、働き方改革の影響もあり、ここ2年ほど一気に会社スマホの導入が増えています。弊社コネクシオにも、多くのご相談が寄せられています。
MM総研が2016年に発表した調査結果では、法人名義の携帯電話を配布している企業は72.6%。このうち、スマホを導入している企業は全体の35.6%でした。市場の状況は、3年後にスマホ比率が52%に達する見込みであり、今後も会社スマホの需要は高まっていくと考えられています。

社員の個人スマホを業務で使用すると、コストがかからない反面、企業が利用状況をバイザリングすることが難しくなるため、情報漏えいのリスクが高まります。万が一事故が発生した場合には、企業側に監督義務違反を問われることもあります。一方で、社用スマホはコストがかかるものの、全端末を会社でバイザリング、管理できるため、リスクヘッジしやすくなるのが大きなメリットです。

会社スマホを一斉導入するとき、あらかじめ目的や使い方を決めておかなければ、管理コストや危機管理に問題が生じる可能性があります。特に、社員による端末の私的利用を避けるためにも、運用ルールを明確に定めるとともに、全社員に通知、そしてルールを徹底させなくてはなりません。

まずは、会社スマホの具体的な導入目的を見直してみましょう。たとえば、内勤スタッフと外出しているスタッフとの通話が多い場合、電話機能ではなくコミュニケーションツールを活用したほうが、業務効率を大幅に改善できることがあります。また、外出先から営業資料を作成したり、社内資料を閲覧したりするなら、ガラケーではなくスマートフォンを導入するべきでしょう。

個人スマホと比べて、情報漏えいのリスクを減らすために対策しやすいのは、会社スマホの大きなメリットです。どのようなセキュリティ対策を行うか、スマホ利用のガイドラインを作成し、社員にガイドラインをどう徹底させるかも、会社スマホの導入前に検討しておきたいポイントといえるでしょう。

会社スマホを導入するにあたり、特に重視すべきなのがセキュリティ対策です。スマホを紛失したり、盗難に遭ったりしたとき、情報漏えいを防ぐためには、PCと同様にセキュリティ監視と、遠隔操作による対応が必要です。事故を検知する仕組みづくり、事故報告を受付するための窓口の用意、事故が発覚した時点ですみやかに端末をロックし、必要に応じて内部データの消去を行う手順の作成など、定義すべきこと、運用で考慮すべきこと、実運用でやるべきことが山のようにあるのです。PCと違いスマホの導入・運用は、実績が少ないためリファレンスがほとんど無く、多くの企業が手探りで運用しているのが現実です。

また、ITに苦手意識のある従業員へのフォローも忘れてはいけません。利便性の高い会社ですが、従業員のリテラシーによっては導入後に使いこなすのが難しく、せっかくコストをかけてスマホを導入したものの、成果をあげるのが難しいケースもあります。スマホ導入の効果を上げるには、スマホの導入目的を明確にし、従業員に道しるべを示すことが大切です。困ったときに助けを求めることができる、ユーザ向けのヘルプデスクを設置することも、活用率を上げるためのポイントです。

会社スマホを導入するにあたり、重要なのは事前に運営体制を整えておくことです。セキュリティ対策とスマホユーザの支援を十分に行うことが大切です。コネクシオ株式会社では、会社スマホ導入の気軽なご相談から、要件定義・セキュリティコンサルティング・スマホの管理運用BPOサービスを提供しています。これからスマホを導入する企業様、スマホは導入済だけど運用でお困りのお客様は、ぜひお気軽にご相談ください。