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全国の拠点にいる社員への連絡基盤構築を目指し「LINE WORKS」を導入情報共有と意思疎通のスピードアップを実現!~管清工業株式会社様インタビュー

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(左から本社 管理本部 情報システム課 主任 加藤 一久さん、本社 管理本部 情報システム課 末田 響子さん、本社 管理本部 総務課 主任 齊藤 京子さん、本社 管理本部 総務課佐藤 光さん)

はじめに

「常にお客様の満足を得るサービスの提供を念頭におき、作業の安全と環境に与える負荷の低減を基本に長期的目線で安定経営のできる企業を目指す」という経営理念のもと、排水設備や公共下水道施設などの点検・調査・清掃・補修といった事業を手がけている管清工業株式会社様。同社では、全国各地に展開している事業所間・社員間のスムーズな意思疎通が課題となっていました。本記事では、同社がクラウド型ビジネスチャットツール『LINE WORKS』を導入して課題解決に至った経緯についてご紹介します。

サマリ

課題

  • 全国に展開する拠点間、社員間の意思疎通がスムーズに行えていなかった
  • メールではコミュニケーションに遅滞が生じがちだった
  • 個人 LINE の業務利用(シャドー IT)の抑止が必要だった

導入目的

  • 全社員の連絡手段の統一
  • スムーズなコミュニケーションによる作業現場の業務効率化
  • 社内情報管理をはじめとする本部社員の業務効率化

導入後の効果

  • 現場で作業する社員の連絡や業務スピードが向上
  • コロナ禍の在宅勤務における勤怠報告に活用
  • 支店間での連絡に活用し電話で作業が中断することがなくなった

ご利用サービス  LINE WORKS

企業プロフィール

管清工業株式会社
  • 主要事業内容: 上下水道施設の維持管理及びコンサルタント事業、上下水の給排水設備・空調設備の設計及び施工事業、産業廃棄物・土木工事・管工事・測量及び調査関連事業、上下水道施設の維持管理技術者の派遣事業、下水道機材の製造及び販売事業
  • 本社所在地: 東京都世田谷区上用賀 1丁目7番3号
  • 設立:1962年
  • 代表者:代表取締役社長 長谷川 健司
  • 資本金:2億5000万円
  • URL:https://www.kansei-pipe.co.jp/

インタビュー

背景・課題

シャドー IT を抑止し、スピーディな意思疎通ができるツールを探していた

建物の排水設備や公共下水道施設などの点検・調査・清掃・補修を行う管清工業株式会社。全国各地に事業所ネットワークを展開する同社は、従来、メールを主な連絡手段としていた。こうした中、いくつかの課題が発生していたと本社管理本部情報システム課主任の加藤一久氏は振り返る。

「もともと当社では、東京の本社のみグループウェアを運用していました。一方、全国にある各地の拠点では、オフィシャルな情報共有のシステムを導入しておらず、メールが社員間の主な連絡手段となっていました。そのためスピーディな意思疎通ができないことに加え、安価なホスティングサービスを利用していたためか、迷惑メールが非常に多いという悩みもありました。」(加藤氏)
結果として、工事担当者が協力会社の担当者と個人LINEで業務連絡をする、いわゆる「シャドーIT」が発生しており、その抑止も課題となっていた。

さらに、同部総務課の佐藤光氏は次のように付け加える。
「各支店の総務課を相手にちょっとした確認作業をする機会が多いのですが、電話で問い合わせると仰々しい雰囲気になり、メールだと回答を得るのに時間がかかることから、もっと手軽に連絡ができる手段があればいいなと思っていました。」

選定プロセス

運用管理の負担が少なく、リーズナブルで多彩な機能を活用できる「LINE WORKS」を選定

メールに代わる新たな連絡手段として全社統一のグループウェアの検討を始めた同社だが、コスト面や定着率には不安を感じていたという。「複数のグループウェアを検討・試用しましたが、500人以上の社員に本格導入するとなると、かなりの運用コストがかかります。情報システム課の社員数にも限りがあることから、導入時の研修や運用管理に負担をかけられないことも課題となっていました。」(加藤氏)

そんな折、業務用スマートフォンの入れ替えで取引のあったコネクシオから「LINE WORKS」の紹介を受けた。「UIがLINEと似ていて操作しやすい『LINE WORKS』なら、運用管理の負担は少ないと感じました。しかもベーシックプランなら、比較的リーズナブルな運用コストで、ビジネスチャット、メール、カレンダーなど多彩な機能が使えます。」(加藤氏)

こうして同社は、既存のホスティングサービスとグループウェアで運用していたメールやスケジュール機能をリプレースする形で「LINE WORKS」の導入を決めた。また、コネクシオから導入できるという点も、決め手のひとつとなったという。

「『LINE WORKS』のセールスパートナーランクが『ゴールド』であるコネクシオさんから導入サポートをしていただけるのは、心強いと感じました。実際、導入を進めていく中で課題が見えた際には、コネクシオさんとワークスモバイルジャパンさんの担当者が連携して課題解決に取り組んでくれたことで、導入運用もスムーズでした。」

導入効果

全社の統一的なコミュニケーション環境を構築し、コミュニケーションのスピード化と業務効率化を実現

導入後は、当初の課題だったコミュニケーションの改善が実感できたと本社管理本部総務課の主任齊藤氏は語る。「各支店にちょっとした確認作業をすることが多いのですが、『LINE WORKS』は電話と違って相手の業務を中断させることなく確実にメッセージを送れますし、既読が付くので安心できます。」(齊藤氏)

コミュニケーションのスピードが上がったことで、さまざまな業務の効率化にもつながっていると、本社管理本部情報システム課の末田響子氏が続ける。
「社員情報やカレンダーの共有設備予約機能を使うことで、組織表や社員のメールアドレス、会議室やテレビ会議システムの予約状況管理といった情報のExcel管理が必要なくなりました。『LINE WORKS』は社内の業務効率化に大きく貢献しています。」(末田氏)

「下水道施設等の現場で作業をする部門でも、担当者間のコミュニケーションが格段にスムーズになりました。現場担当者から報告書作成の担当者への写真などの資料送付も迅速になり、業務全体がスピードアップしています。」(加藤氏)

さらに「LINE WORKS」は簡便な連絡ツールとして、コロナ禍における在宅勤務にも効果を発揮している。同社では、仕事の開始時間と終了時間をトークで上長に報告したり、ビデオ通話で夕礼をしたりといったやり取りにも「LINE WORKS」が活用されている。

今後の展開・期待

多様なサービスとの API 連携により、さらに業務効率化を推進したい

同社は既に、「LINE WORKS」を活用した社内業務のさらなる効率化を狙っている。

「総務課や情報システム課への定型的な問い合わせに、botが自動対応する仕組みを構築できればと思っています。多様なサービスとのAPI連携による業務効率化も、積極的に推進していくつもりです。」

最後に、加藤氏に今後のコネクシオへの期待を伺った。「コネクシオさんからは多岐にわたるソリューションの情報提供や、わかりやすいサポートをしてもらっています。今後も従来と同様、スマートフォンとそれに関連する分野でのきめ細かいサポートをお願いしたいです。」(加藤氏)

※本取材内容、所属部署等は取材した2021年1月時点の情報です。

本インタビューのPDFダウンロードはこちらから

管清工業株式会社様 導入事例インタビューPDF

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