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日本大学芸術学部 日芸祭本部実行委員会、学園祭運営の連絡ツールとして「LINE WORKS」を導入

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ビジネス現場のコミュニケーションツール「LINE WORKS」を提供するワークスモバイルジャパン株式会社(本社:東京都渋谷区、代表取締役社長:福山 耕介、以下 ワークスモバイルジャパン)は、日本大学芸術学部の学園祭を企画・運営する日芸祭本部実行委員会が「LINE WORKS」を導入したことをお知らせいたします。
 

導入背景

写真・映画・美術・音楽・文芸・演劇・放送・デザインの8学科からなる日本大学芸術学部の学園祭「日芸祭」は、毎年、総勢400名近くの学生が参加する日芸祭本部実行委員会によって企画・運営されています。これまで、連絡手段はメーリングリストや個人のLINEが主でしたが、組織運営をより円滑化するために、多数の人に同時に迅速・確実な情報を伝えられるツールを探していました。この度の「LINE WORKS」導入により、コロナ禍における対面でのコミュニケーションが難しい状況下でも、組織全体としてのタイムリーな情報共有が可能になったことで、2021年度の日芸祭を成功に導きました。
 

日芸祭本部実行委員会での「LINE WORKS」導入効果

■トークグループや「ノート」を活用し、情報共有で伝達漏れを防ぐ

全委員が所属するグループ、部署や班ごとのグループ、部署長や班長などのグループのほか、必要に応じて部署や班の枠を超えた小規模なグループを作り、トークでのコミュニケーションを行っているほか、会議に欠席したメンバーに向けて議事録を「ノート」に投稿し、重要な伝達事項を埋もれることなく確実に伝えることで、情報共有の速度が格段にアップしました。また、デザインデータなどはドライブに保存してトークで共有することで、メンバー全員がいつでもどこからでもアクセスでき、スムーズな意見交換を実現しています。

■「アンケート」の活用で日程調整や意見聴取をスムーズに

アンケート機能により、部署や班ごとのミーティングの日程調整が簡単に行えるようになったほか、会議に参加できなかったメンバーには「ノート」に投稿した議事録を確認してもらい、アンケート機能を使って意見聴取ができる仕組みを構築し、オンラインでもスムーズなコミュニケーションを実現しています。

■メンバーの入替え作業に手間をかけず、円滑な運用を実現

毎年の新入メンバーは表計算ソフトを活用した一括登録が可能で、引退する学年のメンバーは事前にカテゴライズしておくことで一括削除が行えることから、メンバー管理の手間をほとんどかけずに「LINE WORKS」を運用しています。また、メンバーのアプリインストール状況も確認できるため、インストールが出来ていない人には個別にフォローを行うことで、新入メンバーへのアプリ導入が円滑化しています。

「LINE WORKS」とは

チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたビジネスチャットです。コミュニケーションアプリ「LINE」のような使いやすさでありながら、仕事用のツールとして独自に開発、提供を行っています。PCやタブレットのほか、スマートフォンだけでもほとんどの機能が使えるため、オフィスワークだけでなく、拠点や店舗など、現場での活用が進んでいます。


出典元:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000292.000020202.html
関連記事:LINE WORKSのセキュリティ対策!ビジネスチャットの注意点とは
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